Griffonnées sur un papier, sur Evernote, dans une application spécifique voire même dans votre tête, il existe de nombreux outils pour nos précieuses listes. Mais quelle est la différence entre la to-do list et la check-list ? Avant de choisir vos supports, veillez à bien définir le rôle de chacune. Je vous explique comment.
La to-do list rappelle les choses à faire
La to-do list ou en bon français « la liste de choses à faire » (un brin plus long), consigne comme, son nom l’indique, les tâches et les actions à faire. Pas besoin de rédiger un bouquin sur le sujet ? Mais certains l’ont fait ! Car toute la subtilité réside justement dans le mot « chose ».
Qu’est-ce qu’une « chose » à faire ?? Oui je vois votre œil briller, votre front plisser légèrement… Vous sentez la pépite derrière ce simple mot … Car c’est justement cette petite subtilité qui va changer toute l’efficacité de vos listes.
Comme l’explique très bien David Allen dans sa célèbre méthode GTD (Getting things done, faire avancer les choses), il est impératif de clarifier les actions concrètes qui se cachent derrières nos listes.
Par exemple, demandez à votre conjoint(e) de « faire les courses ». S’il ne les a jamais faites, je ne suis pas sûre que le résultat corresponde à vos attentes !
Très souvent, vous allez noter des « choses » du type : faire les courses, finir le dossier Langlais, préparer l’anniversaire d’Arthur …
Une tâche est une action concrète
En réalité ce ne sont pas des tâches mais des projets, petits ou grands. Un projet nécessite plusieurs tâches pour être achevé. Attention : ce n’est pas le moment de décrocher, tout va s’éclaircir !
Comment être sûre qu’il s’agit d’un projet ou d’une tâche ? Une tâche est une action concrète que n’importe qui (ou presque) est capable de faire, à commencer par vous (même si vous n’êtes pas n’importe qui en effet, d’où le « presque »).
Faire les courses, ce n’est pas précis. Par contre, préparer les menus de la semaine, faire l’inventaire des placards, dresser la liste des courses à faire, aller chez le boucher (avec la liste), passer à la boulangerie, faire la commande sur le drive … ça c’est beaucoup plus concret. Vous voyez le nombre d’actions derrière un simple « faire les courses »?!
Les intérêts d’une to-do list concrète
Vous gagnerez beaucoup à prendre le temps de préciser et de découper vos projets en actions réalisables :
- Vous passerez plus facilement à l’action puisque que vous saurez quoi faire,
- Votre cerveau sera plus au calme, rassuré par le fait qu’il sait ce qu’il a à faire,
- Vous gagnerez du temps car vous pourrez grouper des actions à faire en un même endroit ou demandant les mêmes ressources,
- Vous pourrez déléguer de nombreuses tâches dès lors que vous les aurez identifiées en amont,
- Vous pourrez planifier vos tâches et estimer plus facilement e temps à passer.
Check-list : la recette de votre efficacité
La plupart des projets familiaux, personnels ou professionnels sont récurrents. En d’autres termes, nous les effectuons à plusieurs reprises, plus ou moins souvent.
Alors pour ne pas réinventer la roue à chaque fois, il est utile de garder une trace des étapes à réaliser.
Une check-list n’est rien d’autre qu’une recette de fabrication. Comme en cuisine : vous trouvez la liste des ingrédients nécessaires et les étapes à réaliser, dans le bon ordre s’il vous plaît !
Les intérêts d’une check-list
La check-list vous permettra de :
- Penser à toutes les étapes concrète d’un projet,
- Optimiser le déroulé en mettant les tâches dans l’ordre le plus efficace,
- Gagner du temps : plus besoin de réfléchir à quoi faire ou même supprimer les étapes inutiles,
- Éviter de partir d’une page blanche décourageante,
- Déléguer en vous assurant que le résultat sera conforme à vos attentes et sans avoir à prendre beaucoup de temps pour expliquer le pourquoi du comment.
Il est vraiment rentable de consacrer un peu de temps à établir une to-do list concrète et une check-list efficace. Si vous avez besoin d’aide pour vous mettre le pied à l’étrier, profitez des ateliers « une heure pour m’organiser ». Je répondrai à toutes vos questions. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces web-ateliers et les prochaines dates.