Si tu cours après le temps, voici 5 actions simples à mettre en place pour gagner de nombreuses minutes chaque jour.
1. Couper les notifications
Couper les notifications est sans aucun doute le meilleur moyen de gagner de nombreuses minutes par jour. Et ce n’est pas si difficile à faire.
Désactive ainsi les notifications des réseaux sociaux et des mails sur tous tes appareils, de l’ordinateur à la tablette en passant par le téléphone.
Une bonne méthode est aussi de désactiver progressivement à chaque notification reçue.
Tu te demandes alors comment ne pas louper d’informations importantes ?
Prévois des plages de temps pour traiter tes messages et aller vérifier sur les réseaux.
Si tu crains de manquer quelque chose ou si tu es vraiment accro, vas-y par petits pas, un réseau à la fois.
Tu vas ainsi te rendre compte que non seulement tu ne manques rien, mais qu’en plus, tu avances beaucoup mieux dans ton travail, car tu n’es plus interrompue.
Il faut en effet se rappeler que l’on met plusieurs minutes à se reconcentrer quand on est coupée, sans oublier le risque de partir complètement sur autre chose pour traiter un message, en réalité pas si urgent que ça !re
2. Éliminer ce qui ne sert pas
On n’y pense pas toujours ! Mais il y a de nombreuses tâches que, par habitude, on continue à faire et qui pourtant n’ont que peu d’impact.
C’est le loi de Pareto, ou loi des 80/20 qui nous l’explique : 80 % des résultats sont produits par 20% des actions.
Donc, tu pourrais te débarrasser de 80% des actions que tu mènes. Gain de temps assuré !
Pour cela, établis la liste de tout ce que tu fais afin d’en évaluer la pertinence.
Pour passer tes actions au crible, la matrice d’Eisenhower urgent/important est un bon moyen. Je t’explique ici comment utiliser la matrice urgent/important.
Tu peux peut-être passer de 5 posts par semaine à 4, sans que cela nuise à ta communication et à tes résultats.
On peut aussi se concentrer sur 2 réseaux business, plutôt que 5, dont 3 qui ne ramènent aucun prospect ou client.
Souviens-toi que généralement rien n’est irréversible. Donc pas d’inquiétude.
Évaluer l’impact de tes actions et tester de nouvelles formules te permettront de gagner du temps.
3. Créer des check-lists, des process et de modèles
Si tu as l’impression de réinventer la poudre à chaque fois que tu réalises un projet ou une tâche récurrente, c’est qu’il est temps de créer des check-lists ou des process.
Ils te feront gagner beaucoup de temps.
L’objectif est de lister l’ensemble des étapes et tâches à effectuer et de les agencer dans l’ordre le plus pertinent.
Tu peux aussi créer des modèles ou templates que tu n’auras plus qu’à compléter.
C’est par exemple le cas des visuels pour la communication. Le désormais célèbre Canva permet même de créer des modèles de marques que tu ne risques pas d’écraser.
Les modèles sont utiles pour les mails, les fiches client/prospects, la communication et tout ce qui te sert régulièrement.
4. Fixer des échéances et travailler en temps limité
La loi de Parkinson précise que nous utilisons tout le temps imparti pour réaliser une tâche. Donc plus on se donne de temps, plus on le prend.
La parade se situe à deux niveaux.
Se fixer des échéances courtes
D’abord, se fixer des échéances, réalistes mais des échéances quand même. Voire même un peu courtes : on sait tous qu’on travaille mieux dans une certaine urgence !
Tu pourras facilement diviser par 2 le temps passé sur certaines actions pour lesquelles tu passais trop ton temps à peaufiner les derniers détails !
Utiliser un timer pour limiter le temps passé
Ensuite, se fixer un temps de réalisation pour exécuter les tâches plus rapidement. Par exemple, tu peux prévoir une heure pour écrire ton article de blog. A la fin de cette heure, il doit être achevé.
Je te conseille d’utiliser un timer. Cela te permettra de mieux maîtriser ton temps. Tu peux même appliquer la méthode du pomodoro que j’explique ici.
Pour grignoter quelques minutes, raccourcis progressivement le temps imparti, jusqu’à atteindre le temps minimum. Il ne s’agit pas non plus de bâcler !
5. Faire bien, mais moins
A toutes les perfectionnistes : n’en faites pas trop !
Less is more.
Pour gagner du temps, une solution est de mettre la barre moins haut en termes de volume.
Par exemple, on peut couper un article de blog en 2 plutôt que d’en faire un très long. Comme ça, on gagne une place.
D’autant plus que si tu en fais trop, tu risques d’être démotivée et d’abandonner. C’est souvent la difficulté rencontrée en communication, en prospection ou en sport.
Mieux vaut marcher 45 minutes 3 fois par semaine que d’espérer faire 1 heure de course à pied tous les jours.
Tu peux réajuster tes objectifs pour atteindre un optimum plutôt qu’un maximum.
Les minutes épargnées pourront être réinvesties dans d’autres projets, personnels ou professionnels.
si tu souhaites apprendre à gérer ton temps et à appliquer rapidement et facilement ces méthodes, je t’invite à prendre rendez-vous pour une séance découverte offerte.
Nous ferons le point sur ton organisation et verrons quelles sont les solutions les plus adaptées pour toi.