Si votre emploi du temps déborde, voici 5 des meilleurs moyens à mettre en place pour gagner du temps chaque jour.
Couper les notifications est sans aucun doute parmi les meilleurs moyens de gagner du temps chaque jour. Et ce n’est pas si difficile à faire.
Désactivez ainsi les notifications des réseaux sociaux et des e-mails sur tous vos appareils, de l’ordinateur à la tablette en passant par le téléphone.
Une bonne méthode est aussi de désactiver progressivement à chaque notification reçue.
Vous vous demandez alors comment ne pas louper d’informations importantes ?
Prévoyez des plages de temps pour traiter vos messages et aller vérifier sur les réseaux.
Si vous craignez de manquer quelque chose ou si vous êtes vraiment accro, allez-y par petits pas, un réseau à la fois.
Vous allez ainsi vous rendre compte que non seulement vous ne manquez rien, mais qu’en plus, vous avancez beaucoup mieux dans votre travail, car vous n’êtes plus interrompu(e).
Il faut en effet se rappeler que l’on met plusieurs minutes à se reconcentrer quand on est interrompu(e), sans oublier le risque de partir complètement sur autre chose pour traiter un message, en réalité pas si urgent que ça !
On n’y pense pas toujours ! Mais il y a de nombreuses tâches que, par habitude, on continue à faire et qui pourtant n’ont que peu d’impact.
C’est la loi de Pareto, ou loi des 80/20 qui nous l’explique : 80 % des résultats sont produits par 20% des actions.
Donc, vous pourriez vous débarrasser de 80% des actions que vous menez. Gain de temps assuré !
Pour cela, établissez la liste de tout ce que vous faites afin d’en évaluer la pertinence.
Pour passer vos actions au crible, la matrice d’Eisenhower urgent/important est un bon moyen. Je vous expliquer ici comment utiliser la matrice urgent/important.
Vous pourriez peut-être passer de 5 posts par semaine à 4, sans que cela nuise à votre communication et à vos résultats.
On peut aussi se concentrer sur 2 réseaux business, plutôt que 5, dont 3 qui ne ramènent aucun prospect ou client.
Souvenez-vous que généralement rien n’est irréversible. Donc pas d’inquiétude.
Évaluer l’impact de vos actions et tester de nouvelles formules sont de bons moyens de gagner du temps.
Si vous avez l’impression de réinventer la poudre à chaque fois que vous réalisez un projet ou une tâche récurrente, c’est qu’il est temps de créer des check-lists ou des process.
Ils vous feront gagner beaucoup de temps.
L’objectif est de lister l’ensemble des étapes et tâches à effectuer et de les agencer dans l’ordre le plus pertinent.
Vous pouvez aussi créer des modèles ou templates que vous n’aurez plus qu’à compléter.
C’est par exemple le cas des visuels pour la communication. Le désormais célèbre Canva permet même de créer des modèles de marques que vous ne risquez pas d’écraser.
Les modèles sont utiles pour les e-mails, les fiches client/prospects, la communication et tout ce qui vous sert régulièrement.
La loi de Parkinson précise que nous utilisons tout le temps imparti pour réaliser une tâche. Donc plus on se donne de temps, plus on le prend.
La parade se situe à deux niveaux.
D’abord, se fixer des échéances, réalistes mais des échéances quand même. Voire même un peu courtes : on sait tous qu’on travaille mieux dans une certaine urgence !
Vous pourrez facilement diviser par 2 le temps passé sur certaines actions pour lesquelles vous passiez trop de temps à peaufiner les derniers détails !
Ensuite, fixez-vous un temps de réalisation pour exécuter les tâches plus rapidement. Par exemple, vous pouvez prévoir une heure pour écrire votre article de blog. À la fin de cette heure, il doit être achevé.
Je vous conseille d’utiliser un minuteur. Cela vous permettra de mieux maîtriser votre temps. Vous pouvez même appliquer la méthode du Pomodoro, que j’explique ici.
Pour grignoter quelques minutes, raccourcissez progressivement le temps imparti, jusqu’à atteindre le temps minimum. Il ne s’agit pas non plus de bâcler !
À toutes les perfectionnistes : n’en faites pas trop !
Less is more.
Pour gagner du temps, une solution est de mettre la barre moins haut en termes de volume.
Par exemple, vous pouvez couper un article de blog en 2 plutôt que d’en faire un très long.
D’autant plus que si vous en faites trop, vous risquez d’être démotivée et d’abandonner. C’est souvent la difficulté rencontrée en communication, en prospection ou en sport.
Mieux vaut marcher 45 minutes 3 fois par semaine que d’espérer faire 1 heure de course à pied tous les jours.
Vous pouvez réajuster vos objectifs pour atteindre un optimum plutôt qu’un maximum.
Les minutes épargnées pourront être réinvesties dans d’autres projets, personnels ou professionnels.