Derrière « gérer mon temps » se cache la plupart du temps la question « comment identifier mes priorités ? ». Il existe différents outils pour vous permettre de répondre à l’angoissante question « par quoi commencer ? ». Avec un peu d’entraînement, vous apprendrez à tirer le meilleur parti de la matrice d’Eisenhower, des filtres et des crapauds. Je vous explique.
Quand l’école vous appelle pour vous informer que votre enfant est malade et vous demande de venir le chercher dans les plus brefs délais, vous n’avez en général pas d’hésitation. Ce dossier si urgent à boucler passe alors au second plan : vous occuper de votre enfant devient votre priorité.
Votre cerveau sait exactement quoi faire :
- appeler le médecin pour prendre un rendez-vous sans tarder,
- aller voir votre chef pour lui demander si vous pouvez partir,
- demander à votre assistante de reporter tous vos rendez-vous de l’après-midi,
- contacter votre conjoint ou les grands-parents pour qu’ils gèrent la situation si vous n’êtes pas disponible,
- voir avec votre responsable comment vous pouvez gérer ce dossier sur le feu malgré tout, …
Vous voyez clairement ce qu’il faut faire. Malheureusement beaucoup d’autres situations n’apportent pas cette clarté. Savoir par quoi commencer peut vous plonger dans le désarroi le plus total. C’est ce qui va vous stresser et vous rendre moins efficace et moins productif. Mais des solutions existent !
Solution n°1 : classer les tâches selon leur urgence et leur importance avec la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est l’un des outils de gestion du temps les plus connus mais aussi l’un des plus puissants.
Elle a été conçue d’après une citation du président des Etats-Unis Dwight Eisenhower (1890-1969) qui aurait déclaré « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
Cette grille permet ainsi de classer les tâches en fonction de deux critères : l’urgence et l’importance. Il en ressort ainsi quatre cadrans.
Urgent et important
Les tâches du cadrant urgent/important doivent être effectuées immédiatement.
C’est par exemple soigner un enfant malade, souhaiter l’anniversaire de votre mère, réviser la leçon des enfants pour l’évaluation du lendemain, transmettre aux salariés de votre entreprise une information capitale, …
Important mais pas urgent
La majorité des tâches devraient, au fur et à mesure que vous apprendrez à gérer votre temps, se retrouver dans cette case.
Cela peut être organiser un anniversaire, préparer les prochaines vacances, s’occuper des cadeaux de Noël, … A titre professionnel, effectuer le rétroplanning d’un événement que vous organisez quelques mois plus tard, mettre un point un nouveau produit, refaire votre site web, …
Il arrive souvent que des tâches de ce cadran échouent dans la case urgent/important, faute de leur avoir consacré du temps en amont.
Pour éviter cette situation, il est nécessaire de planifier ces actions, c’est-à-dire les noter dans votre agenda.
Urgent mais pas important
Certaines tâches doivent être effectuées mais n’ont que peu d’importance ou d’enjeu. Ce sont celles pour lesquels vous n’avez pas ou peu de valeur ajoutée.
Les tâches importantes mais non urgentes sont celles que vous pouvez déléguer. Votre objectif doit être de déléguer toutes les tâches de ce cadran. Je vous entends déjà dire « oui mais à qui ? ». A une assistante, à un collègue plus qualifié que vous dans ce domaine, à un membre de votre famille (aux enfants pour mettre la table par exemple), à un prestataire qui vous fera cela vite …
Pas important et pas urgent
De prime abord vous pensez sûrement que vous n’avez pas d’action qui entre dans cette catégorie non urgent/non important.
Mais si vous faites l’exercice de classer vos tâches dans la matrice, vous verrez sans aucun doute qu’il en existe une multitude qui objectivement ne servent à rien ou n’auront que très peu de valeur ajoutée ! Par exemple, aller souhaiter la bonne année à une tante au sixième degré dont vous n’avez jamais entendu parler, pour faire plaisir à votre grand-mère. Bon, c’est vrai, l’illustration est un peu caricaturale !
Dans tous les cas, pas d’état d’âme et rayez-les définitivement de vos listes ! Vous gagnerez de précieuses minutes.
Solution N°2 : identifier ses priorités avec des filtres pré-établis
Les filtres sont comme un tamis à travers lequel vous allez faire passer vos tâches. Ou si vous préférez, vous faites passer un test à chaque action.
Si elle rentre dans vos critères de choix, alors elle est dans les priorités. Elle ne répond pas au critère, elle tombe en fin de liste.
Cette méthode des filtres nécessite de les définir au préalable.
Demandez-vous pour cela quels sont vos objectifs, quels résultats souhaitez-vous atteindre ?
Toute action que vous entreprenez doit concourir à vous faire avancer dans vos objectifs. Ce sont ces actions qui sont prioritaires.
Par exemple, votre objectif principal est de retrouver la forme. Quel choix ferez-vous entre aller faire une marche rapide de 45 min pendant midi ou déjeuner à la pizzeria avec une collègue esseulée ?
La tentation est grande d’adopter pour la deuxième option. Si vous êtes claire sur le fait que faire du sport est le plus important pour vous, le choix sera plus évident.
Si votre ambition professionnelle est d’obtenir une promotion et de vous voir confier un nouveau porte-feuille clients, cela vous aidera à faire le tri entre les dossiers à privilégier.
Solution N°3 : avaler le crapaud
La célèbre expression « avalez le crapaud » vient de Brian Tracy et de son ouvrage du même nom.
Le crapaud symbolise une action importante pour faire avancer vos projets, mais que vous n’avez pas trop envie de faire, parce que vous ne savez pas la faire ou parce que vous n’aimez pas ce genre de tâche.
L’idée est donc de commencer la journée par la tâche qui vous apporte le plus de valeur ajoutée. C’est aussi celle qui vous procurera le plus de satisfaction ! Allez courage !
Comment définir vos priorités rapidement en pratique
Cela va vous paraître trivial, mais pour définir par quoi commencer, encore faut-il avoir identifié les tâches à réaliser.
Pire que de ne pas « savoir par où commencer » , il y a le « penser savoir par où commencer ». Et là, paf dans le panneau !
Ne cédez sous aucun prétexte à la tentation de vous ruer sur la première tâche urgente qui vous vient à l’esprit.
Prenez le temps de vous organiser :
- Listez tout ce qui vous vient à l’esprit ou regroupez vos todo-lists si vous en avez. En faisant cette liste et en la révisant régulièrement, vous n’aurez qu’une mise à jour à effectuer.
- Placer chaque action dans la bonne case de la matrice urgence/importance.
- Déléguer immédiatement tout ce qui est urgent/non important. N’attendez pas la fin de la journée pour donner les éléments nécessaires à la personne concernée.
- Choisissez vos crapauds (les tâches importantes à forte valeur ajoutée) en cherchant l’ordre optimal de réalisation.
Par exemple, vous devez dresser la liste des invités pour la fête d’anniversaire surprise de votre conjoint, mais aussi laver les vêtements pour la soirée de demain et préparer le repas de midi. Il peut être judicieux de démarrer par lancer la machine à laver, puis de mettre votre plat à cuire pour ensuite vous attaquer à la liste d’invités.
Cela vous évitera de vous apercevoir, qu’à force de reporter la préparation du déjeuner, il est déjà midi ou pire, que vous avez complètement oublié !
Quelques minutes de réflexion bien employées, pas plus de 5 minutes souvent, suffiront à vous faire gagner un temps précieux.