3 conseils pour une rentrée sereine et organisée

par Hélène Crevel

La rentrée de septembre est un moment charnière de l’année, plus encore que la nouvelle année : changement de classe pour les enfants, nouvelles activités sportives et culturelles, impactant notre organisation quotidienne. C’est aussi la dernière ligne droite pour atteindre ses objectifs professionnels de l’année. Autant de raisons pour bien gérer cette période source de changements, d’adaptations et d’ajustements. Voici 3 conseils pour une rentrée au top tout en douceur.

1. Mettre à plat sa stratégie

La tentation est grande de foncer tête baissée dans l’action. On sait que les quatre derniers mois passent vite …

C’est justement pour cela qu’il est indispensable de « se poser » pour se (re)motiver après la trêve estivale, de clarifier ses objectifs et de définir sa feuille de route pour les semaines à venir.

En pratique, je t’invite à prendre un premier créneau de deux heures pour aborder la première étape :

1ère étape : faire le bilan des mois précédents

Faire le bilan présente plusieurs intérêts :

  • Motivation : il contribue à ta motivation en prenant le temps de savourer le chemin accompli et les résultats que tu as obtenus depuis le début de l’année : coup de boost assuré et moral au taquet,
  • Adaptation : d’un point de vue stratégique, le bilan permet de prendre du recul sur tes objectifs, la façon dont tu les as atteints (ou pas !) et rectifier le tir,
  • Clarification : d’un angle plus organisationnel, en passant en revue ce que tu as accompli en t’appuyant sur tes dossiers papiers et, informatiques, tes mails, tu vas exhumer très certainement un certain nombre d’actions inachevées, apurer tes dossiers et faire un coup de propre sur ton bureau. Et cela, pour ma part, j’adore, cela éclaircit les idées et donne une vue dégagée.

2ème étape : déterminer les objectifs de fin d’année

Sur la base de tes actions passées et en cours, tu es maintenant à même de définir ou d’ajuster tes objectifs. Sois ambitieuse mais réaliste pour être suffisamment challengée sans être découragée devant la montagne ! Je te parle ici plutôt des objectifs de résultats, c’est-à-dire le quoi et non pas des objectifs de moyens (le comment). Il s’agit par exemple du chiffre d’affaires envisagé, du nombre de clients/missions/chantiers, d’un nombre d’abonnés … ou la réalisation de projets structurants tels que ton site internet ou la création d’une nouvelle prestation.

2. Afficher son planning bien en vue

Je passe maintenant aux objectifs de moyens dont je te parlais plus haut. Il s’agit en effet de définir concrètement comment tu vas atteindre tes objectifs, en d’autres termes quelles sont les actions que tu vas mettre en place ? A cette étape, le risque est de surcharger ta liste de projets et de perdre de vue tes priorités.

Pour éviter cela, ma technique est simple :

1ère étape : lister les actions que j’ai sur le feu ou que je souhaite mettre en place

Communication (lives, ateliers, articles, vidéos, …), nouvelles prestations, événements, participation à un salon …

2ème étape : imprimer le planning du second semestre

J’y inscris :

  • Les dates de congés et jours de repos : eh oui je commence par cela parce que sinon, il risque de ne plus y avoir de place pour ces moments nécessaires et salutaires pour rester efficace et sereine. Et puis quand c’est noté, cela évite de caser des rendez-vous la semaine prévue avec les enfants ou son chéri et de devoir passer du temps à décaler ou pire annuler ces moments.
  • Les événements prévus à une date donnée : lives, ateliers, formations, salon professionnels, rencontres de réseaux, … Les positionner dès à présent permet de :
    • les intégrer plus facilement et de les réaliser plus sûrement. Sinon, la tentation de supprimer un live ou une formation peut être grande. Là, c’est écrit, tu es prévenue !
    • répartir les actions dans le temps pour éviter l’engorgement et la surcharge sur une semaine.
  • Les échéances de tes projets/actions : date de sortie de ton site internet, dates de sortie de tes articles de blog, remise d’un dossier client. Tu auras ainsi une vision claire tes deadlines à respecter et de l’articulation des différents projets.
  • Les périodes de travail à bloquer : réalisation d’une mission, « gros » dossier client, préparation d’un salon … pour lesquelles tu sais que tu ne pourras pas faire grand-chose d’autre à cette période.

Un fois cette belle feuille de route réalisée (tu peux la reprendre sur informatique si tu veux à partir d’un modèle Excel comme sur icalendrier.fr), je te recommande vivement de l’afficher.

Tu dois l’avoir sous les yeux pour te permettre de respecter tes objectifs et tes priorités. Car oui, ce qu’il y a de noté sur cette feuille, ce sont bien tes priorités : les actions que tu as définies afin d’atteindre tes objectifs. Pour t’y référer fréquemment t’aidera à rester concentrée sur l’essentiel.

3. Établir son emploi du temps idéal hebdomadaire

Comme à l’école à partir de la 6ème , je te propose de créer ton emploi du temps type de la semaine.

Un peu trop rigide ? A première vue peut être, mais c’est le prix de la tranquillité d’esprit et de l’efficacité : lundi j’ai piscine !

Va piocher sur internet un modèle d’emploi du temps : c’est simple, les jours en abscisse et les heures en ordonnée (bon, une semaine d’agenda sans date quoi). Il te faut alors placer :

  • tes jours de repos,
  • tes activités sportives et de loisirs,
  • tes pauses déjeuner (parce que c’est important de prendre le temps de manger),
  • tes (autres) activités obligatoires comme les transports des enfants,

Ensuite, tu places :

  • Des blocs de temps pour du travail concentré sur tes priorités (celles vues avant). Pendant ces périodes, RDV avec toi-même, pas de téléphone, pas de distraction. Tu peux prévoir des périodes de 2h matin et/ou après-midi en fonction de ton énergie.
  • Liste les blocs de temps dont tu as besoin pour faire tourner ta boîte : marketing/communication, missions clients, suivi administratif et financier, temps stratégique et d’organisation, réseaux pro …
  • Dans les blocs de temps, note « ces matières » comme à l’école. Par exemple :
    • lundi 10h-12h : communication « de fond »
    • lundi 14h-16h : création des prestations
    • lundi 16h-17h : sport
    • mardi 09h-11h : administratif
    • mercredi 10-11h : marketing

Il est important que tu ne blindes pas ton emploi du temps.

Laisse des plages de libres (20% à 50% selon tes besoins).

Cela ne veut pas dire que tu ne travailleras pas, mais que tu te laisses une marge de manœuvre pour les imprévus, terminer ce que tu n’as pas eu le temps de faire pendant tes blocs de temps dédiés, inclure des rendez-vous et des nouveaux projets.

Le principe et l’objectif des blocs de temps dédié est de garantir « un service minimum » pour te permettre d’avancer sur tes priorités.

Avec ta liste d’objectifs, ton planning et ton emploi du temps idéal, te voilà parée à aborder la rentrée avec clarté et motivation puisque tu sais maintenant quoi faire et quand !

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