Les 5 secrets qui rendent ultra-productif

Vous aimeriez exécuter plus de tâches en moins de temps et bien-sûr sans stress ? Je vous livre ici le top 5 des meilleures stratégies pour gagner du temps et optimiser vos journées. Vous pourrez ainsi récupérer plusieurs heures par semaine et alléger votre charge mentale.

Secret n°1 : accepter l’environnement en perpétuel mouvement

La donne change sans cesse : les demandes (vraiment) urgentes de votre patron ou d’un client, votre fils ou votre fille qui est malade, votre ordinateur qui tombe en panne, … Si vous ficelez trop bien votre planning, bien décidée à ne pas y déroger, vous allez vite vous sentir frustrée, agacée de ces changements incessants et surtout dépassée par les événements.

J’ai une mauvaise nouvelle : cela ne va pas aller en s’améliorant ! Le mieux est donc d’en prendre votre parti et d’accepter de faire avec : une femme avertie en vaut deux (et un agent double averti en vaut quatre – oui, je sais, ça n’a rien à voir … quoique).

Mais j’ai aussi une bonne nouvelle : vous pouvez apprendre à garder le contrôle. Pour cela, il vous faut avoir la vision la plus complète possible de vos tâches et engagements, puis les prioriser selon leur urgence et leur importance. Vous serez alors à même de choisir en conscience ce que vous devez faire.

Secret n°2 : négocier son emploi du temps

Si je vous dis de maîtriser votre emploi du temps, vous allez sûrement me répondre : « Mais bien-sûr je n’y avais jamais pensé ! Ce n’est pas comme si je n’avais pas de chef ou de client qui déboule sans prévenir avec sa demande pour hier ! ».

Mais vous n’êtes pas non plus obligée de tout accepter. Vous avez ainsi le droit – et même le devoir – de renégocier en permanence vos engagements avec vous-même ou avec d’autres, de manière à vous adapter aux changements qui surviennent. Et plutôt que de passer pour la girouette qui dit oui à tout, vous renverrez au contraire l’image de quelqu’un « qui maîtrise » et qui sait trancher.

Par exemple :

• Proposez un rendez-vous à votre collègue lorsqu’il fait irruption dans votre bureau à un moment qui ne vous convient pas.
• Pas de présentéisme : excusez-vous pour cette réunion où vous n’avez pas de réelle valeur ajoutée, tout en proposant au besoin d’apporter votre regard sur l’organisation ou les conclusions de cette réunion.
• Vous avez fixé une rencontre qui peut attendre avec un fournisseur, mais devez faire face à un imprévu ou à une surcharge de travail : demandez-lui de reporter – il vous dira rarement non ! Faites de même pour une réunion. Vous serez surprise de constater que finalement cela arrange parfois tout le monde.

Secret n°3 : prendre le lead dans les projets

Prenez le leadership pour faire avancer les projets. Ne vous laissez pas balloter par des réunions sans objectif et qui n’aboutissent pas à des actions concrètes, avec un délai et confiées clairement à quelqu’un (qui n’est pas forcément vous). Sinon, vous pourrez passer des heures en réunion ou à vous échiner seule sur des questions sur lesquelles vous n’êtes pas compétente.

Prendre la main, c’est aussi clarifier le résultat que vous attendez pour formuler des demandes précises. Si vous arrivez avec des demandes floues et mal calibrées du genre « appel au peuple » ou un vague « ce serait cool que tu t’occupes de ça », vous allez attirer des réponses comme « c’est pas possible, ça va être compliqué, je n’ai pas le temps maintenant, y’a pas urgence … ». Toutes les échappatoires seront bonnes pour votre interlocuteur pour éviter ce qui est pour lui un imprévu ou qui lui semble chronophage. Vous devez au contraire présenter une demande précise (quoi, quand, combien …) et la rendre acceptable. Jouez soit sur la quantité de travail, soit sur le délai, soit les deux. Rassurez et montrez les bénéfices immédiats ou à court terme pour votre interlocuteur. Vous gagnerez alors un temps précieux.

Secret n°4 : ne pas avoir peur de l’échec

Vous n’êtes pas Madame Parfaite (désolée, une autre mauvaise nouvelle …). Si vous avez peur de mal faire ou de rater un projet, vous allez passer beaucoup de temps à chercher le meilleur moyen et à hésiter, pour finir par faire dans l’urgence. Alors, jetez-vous à l’eau ! Il ne s’agit pas prendre des risques inconsidérés mais de passer à l’action rapidement, de tester et d’apprendre de ses erreurs. Ce qui est important, c’est de ne pas les reproduire et de chercher comment faire mieux la prochaine fois. Vous serez ainsi dans une spirale de progrès vertueuse qui vous donnera aussi davantage confiance en vous. Alors foncez !

Secret n°5 : planifier les priorités

Planifier vos priorités signifie les prévoir dans votre emploi du temps. Si vous devez par exemple :

• finaliser un dossier qui vous demandera trois jours de travail pour une date donnée,
• honorer un engagement auprès d’un client,
• remettre un rapport à votre patron,
• prévoir l’ordre du jour et envoyer des invitations pour une réunion pour la semaine suivante,

vous devez impérativement bloquer des plages de travail dans votre agenda.

Consulter votre agenda est votre première action de la journée. Il est fait pour vous rappeler vos engagements et impondérables avec d’autres ou avec vous-même. Prenez ainsi le réflexe « agenda » lorsque l’on vous demande quelque chose. Même si votre interlocuteur a la courtoisie de ne pas lire les entrées de votre agenda ou si votre planning est « public » sur le réseau d’entreprise, vos collègues verront que vous n’êtes pas disponible. Si la tâche n’est pas notée dans votre agenda, vous aurez aussi plus de difficulté à lui garder un créneau attribué.

Mais ne tombez pas dans l’excès inverse : ne notez pas toutes vos tâches dans votre agenda. Tout deviendrait prioritaire à vos yeux et ne sauriez plus ce qui est réellement important et/ou urgent (vous pouvez lire à ce sujet mon article sur les erreurs à éviter).