Vous croulez sous les dossiers et avez du boulot pour deux. Mais avez-vous déjà effectué un état des lieux de vos tâches et projets afin d’identifier sur quoi gagner du temps ? Voici 6 façons simples et efficaces d’alléger votre charge de travail.
1. Éliminer toutes les tâches ou projets qui ne servent à rien
Vous passez deux heures par semaine à rédiger une note que personne ne consulte jamais parce que « l’on a toujours fait ça dans cette entreprise » ou juste « au cas où » ? C’est peut-être le moment d’arrêter ! Pour identifier ces tâches et projets obsolètes, demandez-vous simplement qu’elle est leur raison d’être : à quoi servent-ils, qui en a besoin, quel est le résultat attendu pour quel objectif ? Vous pouvez aussi proposer une alternative moins chronophage. Votre patron appréciera sûrement cette prise d’initiative si vous lui prouver l’intérêt de faire autrement : gain de temps pour monter en puissance sur d’autres dossiers plus stratégiques pour l’entreprise, nouvelle motivation pour les collaborateurs, meilleure réponse aux clients, image d’innovation, … Et vous n’êtes pas obligée de dire que c’est aussi pour vous 😉.
2. Diminuer la cadence
Si vous effectuez une action récurrente, demandez-vous si le rythme est bon. Vous pourriez peut-être passer de quatre à trois par an, de deux par mois à un seul, etc. Là encore, il s’agit de cerner quoi, pourquoi, pour qui, dans quel objectif … et de démontrer les intérêts pour votre entreprise de redimensionner ces projets.
3. Stop à la sur-qualité
Vous passez un temps considérable à peaufiner la mise en page de vos rapports, à chercher LA photo d’illustration qui vous plaît, à faire moulte graphiques pour votre synthèse des ventes mensuelle … Êtes-vous sûre que le temps passé pour aller chercher cette qualité supérieure est réellement valorisé ? Selon la loi de Pareto, 80% des résultats sont générés par seulement 20% du travail. Pour vous aider à viser le juste résultat attendu, vous pouvez vous donner un temps limité pour effectuer votre projet. Vous irez naturellement vers l’essentiel et éliminerez le superflu plus facilement.
4. Structurer les tâches et capitaliser
Pour alléger votre charge de travail et votre stress, il est indispensable de vous faciliter la tâche au maximum. Capitalisez par la mise en place de check-lists, grilles de saisie, outils de suivi et autres procédures. Pour ne pas passer des heures à les conceptualiser, créez-les lorsque vous en avez besoin. Vous les actualiserez et les améliorerez au fil du temps. Que ce soit pour des actions hebdomadaires ou annuelles, vous serez ravie de repartir de cette base qui vous fera gagner un temps précieux. Le mise en place d’outils permet aussi à un collègue de prendre votre relai plus facilement si vous êtes absente. Vous pouvez utiliser une bonne vieille liste papier ou Excel, ou encore des outils comme Trello ou les cartes mentales (pour ma part j’utilise X-mind).
5. Rester dans son domaine de responsabilité
Il peut arriver que vous receviez une demande qui n’est pas de votre ressort. Si vous n’êtes pas compétente pour traiter le sujet ou qu’il ne rentre pas dans le champ de votre responsabilité, transmettez à qui de droit. Il peut s’agir d’un collègue comme de votre patron! Orientez alors directement votre interlocuteur sur la personne compétente. Si cette demande intervient dans la cadre d’un projet que vous suivez, vous pouvez solliciter l’appui d’un collègue. Précisez-lui alors votre demande, convenez d’un délai et relancez-le au besoin.
6. Déléguer
Si cela est possible, vous pouvez déléguer sans difficulté les tâches non urgentes et non stratégiques pour vous. Pour réussir votre délégation, vous veillerez à :
- Définir précisément le travail à faire. Si vous avez mis des procédures en place (voir le point 4), il vous sera plus facile d’identifier les étapes délégables.
- Accompagner le délégataire. Expliquez-lui précisément ce que vous attendez de lui et le cadre : objectifs, livrables, procédures à respecter, délais, moyens mis à sa disposition, temps nécessaire, modalités du reporting …
- Rester disponible pour répondre à ses questions.
- Indiquer l’intérêt et la contre-partie pour motiver votre collègue. Si celui-ci a juste l’impression que vous lui « refilez le bébé », il ne sera pas très enthousiaste !
- Anticiper : je ne détaille pas !
- Laissez une marge de manœuvre au délégataire : acceptez que la personne ne fasse pas tout à fait comme vous l’auriez fait. C’est le résultat qui compte !
C’est maintenant à vous ! Ne cherchez pas à tout mettre en place en même temps. Choisissez ce qui vous paraît le plus simple à mettre en œuvre pour commencer. Et surtout menez-le jusqu’au bout. Vous pouvez partager vos progrès ou vos astuces avec la communauté en commentaire.