Voici les 8 erreurs les plus fréquentes qui vous empêchent d’être plus productive.
1. Remettre à plus tard les tâches courtes
Lister ses projets, ses tâches et actions concrètes est une très bonne habitude. Mais si vous vous limitez à lister sans agir, ces mêmes listes vont devenir votre hantise et ne vous feront pas avancer. Pire, elles risquent de vous plonger dans le désarroi du « par où commencer ? ». Une (autre) bonne habitude est donc de passer à l’action très vite pour évacuer les tâches courtes.
Si répondre à un mail, déléguer une tâche et classer un document ne prennent que deux ou trois minutes, traitez sans attendre. Car cela présente en effet plusieurs intérêts :
- Vous gagnez du temps car vous remettre dans le sujet plus tard vous prendra davantage de temps que de l’effectuer dans l’instant.
- En agissant immédiatement, vous libérez votre esprit et évitez d’engorger vos listes en réalisant de nombreuses actions de moins de 2 minutes.
- Vous pourrez anticiper et contribuer à fluidifier votre travail et celui de vos collègues, collaborateurs ou prestataires. Pourquoi attendre 5 jours pour confirmer ou non votre présence à une réunion alors que vous connaissez déjà la réponse ?
- En passant à l’action, vous vous mettez en condition pour aborder d’autres dossiers plus longs.
2. Se focaliser sur le problème
Ruminer vos difficultés ne vous avancera guère ! Vous ne ferez qu’accroître votre anxiété. Arrêtez donc de vous concentrer sur le problème et cherchez des solutions. Votre cerveau est fait pour cela !
Identifiez le résultat que vous voulez atteindre, posez clairement le problème à résoudre et posez-vous cette question : « comment est-ce que je peux faire pour … ». Laissez venir toutes les idées, vous trierez ce qui est possible et choisirez la solution la plus adaptée.
3. Mélanger tâches, rendez-vous et échéances dans votre agenda
Vous notez tout sur votre agenda : vos rendez-vous bien-sûr, mais aussi tout ce que prévoyez de faire dans votre journée. Or vous avez forcément des imprévus et nous avons tous une tendance naturelle à sous-estimer le temps à consacrer à une tâche. Résultat : vous passez votre temps à déplacer au lendemain les entrées non réalisées avec une insatisfaction et un sentiment d’impuissance à la clé.
Votre agenda ne doit servir qu’à noter vos rendez-vous et des rappels d’échéance, par exemple la date limite pour rendre un dossier ou rappeler un client. Vous ne consignerez donc seulement que ce qui doit être fait à une date donnée ou à un jour et une heure donnée. Toutes les autres tâches seront identifiées sur des listes à part que vous garderez à portée de main.
4. S’impliquer à en perdre le sommeil
Nuits blanches et idées noires. Voilà votre quotidien lorsque vous avez des dossiers par-dessus la tête, un problème avec un client, un dossier sur lequel vous êtes bloquée, … Vous vous sentez dans l’impasse, vous ressassez vos difficultés … Le petit vélo dans votre tête se met en route et si vous avez le malheur de vous réveiller dans la nuit, il vous est impossible de vous rendormir. La fatigue s’accumule et votre productivité s’en ressent, vous êtes en plus en plus irritable. Bref le cercle vicieux.
Si vous n’arrivez pas à vous rendormir, levez-vous ! Prenez papier et crayon et notez ce qui vous tourmente. Ecrivez les conséquences de cette situation qui vous viennent à l’esprit, notez vos peurs : je vais être virée, tout le monde va se moquer de moi, je ne pourrai pas partir en congés comme prévu, je vais me faire remonter les bretelles par mon chef, je vais perdre le client, mon mari va me quitter … Puis évaluez les risques réels : est-ce que vraiment vous risquez d’être licenciée ou de voir votre mari faire ses valises ? Notez ensuite les solutions concrètes et réalistes (elles aussi) qui vous viennent à l’esprit : je prends rendez-vous demain avec mon manager pour lui demander son avis ou son soutien, je renégocie avec mon client un délai pour son dossier, je me rends chez mon prestataire pour parler de vive voix de notre différend, … Et si le sommeil revient, recouchez-vous sans tarder.
5. Repousser une tâche que vous n’avez pas envie de faire
Votre devez appeler un fournisseur pour négocier sa prestation. Mais la négociation et vous, cela fait deux (du moins c’est ce que vous pensez) ! Du coup, vous vous dites que ce n’est pas la bonne heure et que vous ne vous sentez pas au mieux de votre forme pour ce genre de rendez-vous. Et puis finalement, vous refermez ce dossier pour vous adonner à votre activité préférée pendant de longues heures, repoussant l’échéance de la tâche tant redoutée. Qui n’a jamais connu de telles situations qui ont des répercussions à la fois sur votre stress et votre efficacité ? En effet, « ce truc » que vous n’avez pas envie de faire va occuper tout votre esprit en toile de fond. Mais je suis pourtant certaine que cela vous est déjà arrivé de finir par passer ce fichu coup de téléphone et de sauter de joie en raccrochant parce qu’en fait tout s’est bien passé. Alors arrêtez de vous torturer, faites-vous confiance, demandez quelques conseils à un collègue au besoin et lancez-vous ! Le soulagement sera immédiat et vous serez même fière de vous. Alors commencez votre journée par vous débarrasser de ces tâches pénibles et selon l’expression consacrée « avalez le crapaud » !
6. Multiplier différents systèmes de classement
Les lieux de classements sont nombreux et souvent nécessaires : sur l’ordinateur, dans votre messagerie mais aussi le classement papier sur votre bureau, dans vos tiroirs et armoires. Du coup vous passez votre temps à rechercher mails et documents.
Pour vous y retrouver rapidement, conservez la même logique de classement en organisant dossiers et sous-dossiers de la même façon. Vous pouvez aussi numéroter vos dossiers si vous n’optez pas pour un classement alphabétique.
7. Foncer dans l’action tête baissée
Ce matin, vous êtes à bloc, pas de temps à perdre ! Et vous vous jetez dans la réalisation de votre projet. Vous débarquez, fière de vous, dans le bureau de votre collègue, lui déposer le dossier sous les yeux. Il vous regarde, vous demande ce que c’est et avec un air gêné vous dit que ce n’était pas la commande ! Avoir une belle énergie, c’est bien. Mais il faut aussi utiliser vos ressources de façon appropriée. Avant de vous attaquer à un projet, demandez-vous quel est le résultat attendu : que voulez-vous obtenir ? Clarifiez et reformulez la demande : qu’attendez-vous de moi, si j’ai bien compris, … Cela vous évitera aussi de faire de la sur-qualité et de passer du temps pour obtenir un résultat qui ne vous est pas demandé.
8. Activer les notifications
Réseaux sociaux en tout genre, SMS, messages vocaux, mails… si vous vous laissez faire, vous serez dérangée plusieurs fois par heure par toutes ces notifications. Ces coupures intempestives vont vous faire perdre le fil de vos idées. Vous passerez alors plus de temps que prévu, sans compter que vous allez remplir votre esprit de nouvelles demandes que vous ne traiterez pas de suite. Coupez tout ! Isolez-vous pour vous concentrer sur « la chose à faire » et programmez les moments où vous consulterez votre téléphone. Si vous êtes accro, faites-en une récompense quand vous atteignez votre objectif !
Vous vous êtes reconnue dans l’une ou l’autre de ces pratiques ? Partagez vos astuces et vos questions en commentaire.