Gestion du temps : pourquoi et comment anticiper

Anticiper est l’un des principes fondamentaux en matière de gestion du temps. Et si cela vous semble plus facile à dire qu’à faire, voici 10 bonnes raisons de s’y prendre d’avance et une méthode en 5 points.

Vous vous êtes peut-être déjà retrouvée, seule, alors que tout le monde est déjà parti, à éditer vous-même 1000 courriers car votre assistante est justement en congés depuis hier soir. De plus, vous ne comprenez rien à l’imprimante et au papier à entête (mais dans quel sens faut-il donc le mettre ?!), sans compter le « y’a plus de papier », le « y’a plus de toner » (de Brest) ou le bourrage papier ! Puis, à faire la mise sous pli de ces fichus 1000 courriers, toujours toute seule, l’œil rivé sur la pendule pour pouvoir les emmener directement au centre de tri de la Poste, car il faut que ça parte ce soir ?! Et je ne parle même pas de la liste de diffusion et de l’impression des étiquettes !

Mais franchement, ce n’est pas comme si vous ne saviez pas qu’il allait falloir l’envoyer, ce fichu courrier, depuis un mois ? Oui, oui, vous n’aviez pas le temps d’y regarder avant …

Allez votre 2^ème prénom sera désormais « Anticipation », je vous explique pourquoi et comment.

Pourquoi anticiper fait gagner du temps

Voici 10 bonnes raisons anti-procrastination :

1. Éviter stress et fatigue inutiles

Si je vous dis « courses de Noël le 24 décembre à 16h » ou « début de l’écriture du rapport de stage la veille de le rendre », je pense que vous aurez compris ! Si vous devez effectuer une tâche ou finaliser un projet à une date donnée, plus vous y prendrez d’avance, plus il sera aisé de les réaliser sans stress et fatigue dans le délai fixé, sans courir à travers la ville ou d’un étage à l’autre, et sans nuit blanche !

2. Prioriser efficacement

En identifiant rapidement les projets les plus importants et les tâches les plus stratégiques en amont, vous pourrez vous assurer que vos priorités soient traitées en premier. Vous vous acquitterez ainsi des actions les plus importantes en temps et en heure.

3. Pouvoir déléguer dans de bonnes conditions

Avec (un peu d’)anticipation, vous pourrez facilement déléguer une partie des tâches à des collègues plus à même que vous de les réaliser. Vous pourrez les prévenir suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent intégrer votre demande à leur plan de charge. Vous épargnerez ainsi un temps précieux que vous pourrez consacrer à autre chose.

4. Être en capacité d’intégrer les imprévus

Des contre-temps ou de (vrais) imprévus, il y en a toujours, qu’ils soient professionnels (demande urgente qui arrive, panne des serveurs ou de votre ordinateur, …) ou personnels (vous-même ou un enfant malade, panne de voiture, … ). Si vous avez enclenché les actions à mettre en place, vous éviterez la panique totale.

5. Partir en congés comme prévu

Vous aviez prévu de prendre un jour de congé avec vos enfants ou votre chéri ? Mais vous n’avez toujours pas ouvert le dossier à réaliser pour demain … je ne vous fais pas de dessin.

6. Tenir compte des contraintes liées à la tâche

Vous n’êtes pas toute seule et on ne vous attend pas ! Un délai pour demander un document, plusieurs jours d’attente pour rencontrer un interlocuteur … et vous voilà avec une semaine ou deux « dans la vue » !

7. Préserver vos engagements personnels

Vous éviterez de faire une croix sur votre activité du midi, votre repas ou de faire des heures supplémentaires.

8. Produire un travail de meilleure qualité

La qualité de votre travail sera bien meilleure si vous ne le bâclez pas faute de temps. Vous éviterez des erreurs dues à la précipitation.

9. Respecter votre rythme

Avec de l’avance, vous pourrez vous permettre de choisir le jour et la plage horaire la plus favorable pour vous, en tenant compte de vos autres échéances et de vos niveaux d’énergie dans la journée. Vous gagnerez à la fois en temps et en qualité.

10. Eviter de devenir la bête noire de votre entreprise

Le costume de la personne « toujours à la bourre » ne vous va pas si bien !

Alors convaincue de l’intérêt d’anticiper et de ne pas procrastiner ? Voyons maintenant comment faire.

Comment anticiper

1. Décortiquer les demandes

N’attendez pas pour voir quelles sont les implications des demandes qui vous sont adressées. Traiter les demandes à leur arrivée : mails, courriers, demandes directes, … Cela ne veut pas dire faire dans la seconde, mais identifier les ressources nécessaires pour sa réalisation dans de bonnes conditions. Posez-vous les questions suivantes : quels sont les interlocuteurs/personnes ressources que je dois contacter et quelles sont leurs contraintes de temps, quelle est l’échéance, combien de temps cette ou ces tâches vont demander (attention, il est très fréquent de sous-estimer cette durée), quels sont les documents utiles et comment les obtenir, la tâche est-elle délégable totalement ou en partie … Cette liste n’est pas exhaustive. Adaptez-là en fonction des contraintes liées à votre job.

2. Agir sans tarder

Effectuez toutes les tâches ou les demandes de moins de 5 minutes dans la foulée : préparer le dossier (créer une chemise), imprimer le mail ou les documents joints au besoin (pendant que vous savez où ils sont !), envoyer un message pour fixer un rendez-vous, transmettre les éléments pour la délégation ou prévenir votre collègue que vous aurez besoin de lui et que vous lui transmettrez les informations à telle date. Si tout cela prend trop de temps : bloquez un créneau dans votre agenda très rapidement dans les jours qui suivent.

3. Planifier

• Notez dans votre agenda les plages nécessaires à la réalisation de l’action ou des actions, en tenant compte des délais, de la durée, des réponses de vos interlocuteurs, …
• Programmez des rappels sur votre téléphone ou dans votre agenda aux dates concernées pour relancer vos collègues, vous assurer que les tâches déléguées sont bien en cours et seront livrées en temps et en heure elles aussi.
• Ajustez au besoin vos échéances, en fonction des nouvelles données ou des nouveaux projets.

4. Systématiser les tâches récurrentes

Pour les tâches qui reviennent régulièrement, mettez en place une routine des actions à effectuer avec un planning et diffusez-le aux personnes concernées. Adieu les « ah bah j’ savais pas »!

5. Ne pas rester seule

Ça ne va pas passer ? N’attendez pas la dernière minute pour demander de l’aide. Faites-en part à votre manager. C’est son rôle, il pourra vous aider à identifier l’urgent et l’important si vous êtes bloquée.

Anticiper vous apportera un tel confort que vous ne pourrez plus travailler autrement !