Votre bureau est une véritable jungle et vous tentez de temps à autre de remettre de l’ordre dans cette pagaille. Mais mêmes causes, mêmes effets ! Si vous ne changez pas vos pratiques, votre bureau finira inévitablement dans le même état. Pour y remédier, il est avant tout nécessaire de comprendre pourquoi. Voici 6 bonnes raisons pour lesquelles vous n’arrivez pas à ranger votre bureau et les bonnes solutions ;-).
1. Votre cerveau associe le rangement avec la douleur
Si vous vous souvenez d’injonctions ou de réprobations du type « range ta chambre, c’est le bazar ici », « ce n’est quand même pas moi qui vais ranger », « moi non plus, je n’aime pas ranger, mais on ne fait pas ce qu’on veut dans la vie », je veux bien vous accorder que l’action de ranger est bien peu motivante. Même après toutes ces années, votre cerveau rechigne toujours à réaliser cette tâche.
Mon conseil : identifiez les bénéfices à mettre de l’ordre dans et/ou sur votre bureau. Par exemple : gagner du temps en ne cherchant plus des documents, vous concentrer plus facilement, le soulagement d’abord puis la satisfaction d’être dans un environnement propre et agréable, cesser de passer de longues et pénibles heures à tout ranger alors que cela ne tiendra pas une journée …
2. Le désordre, la conséquence d’actions inachevées
Les actions inachevées sont de véritables fléaux et y sont pour beaucoup dans le désordre. Ce sont les notes et autres courriers obsolètes que vous avez négligé de jeter, ceux que vous classerez plus tard car vous avez une tâche plus urgente à accomplir, ceux que vous mettrez (plus tard aussi) dans une chemise quand vous en aurez une, les stylos qui ne fonctionnent plus qui sont pourtant retournés dans le pot à crayons (au mieux !), …
Mon conseil : à chaque fois que vous avez un document en main ou avez effectué une tâche, demandez-vous si tout est bien à sa place. Sinon prenez les dispositions nécessaires et allez chercher ces fichues pochettes maintenant ! Triez et jetez les papiers inutiles, classez. Vous ressentirez un sentiment de grande satisfaction. Petite action, grands effets !
3. Vous ne savez pas quoi faire des documents à archiver
Très souvent aussi, vous avez bien l’intention de ranger un document. Mais comme il n’entre dans aucune case existante, vous le reposez sur votre bureau en attendant d’avoir une révélation. Puis il rejoint une pile par terre ou est relégué petit à petit au fond d’un tiroir.
Mon conseil : demandez-vous si vous avez besoin de conserver ce document ou non, s’il existe un autre moyen d’y avoir accès, s’il peut être rangé avec d’autres documents de même nature que vous possédez déjà, … Si vous décidez de le garder, créez une chemise et intégrez-le dans votre classement. Vous serez ravie d’avoir pris cette décision héroïque la prochaine fois que vous en aurez besoin ou que d’autres documents viendront le rejoindre !
4. Votre système de classement est compliqué et peu accessible
Si vous devez aller chercher un escabeau à chaque fois que vous classez un document ou même si vous devez simplement vous levez, vous diminuez considérablement vos chances de ranger !
Mon conseil : la bannette « à ranger/classer » est à proscrire. Installez plutôt vos systèmes de classement à portée de main ou à portée de fauteuil. Préférez un système simple, par ordre alphabétique par exemple et abandonnez l’idée d’imprimer une étiquette, à moins que vous ne possédiez une étiqueteuse. Abandonnez aussi l’idée d’utiliser les couleurs des chemises comme signe de classement, sauf si vous maîtrisez parfaitement le sujet.
5. Vous avez peur d’oublier les tâches liées aux documents
Vous laissez bien en évidence sous vos yeux ce document qui vous rappelle de vous occuper du dossier Richard. Il occupe votre esprit jusqu’au moment où un document tout aussi important vient se déposer par-dessus et le plonge dans l’oubli. Et adieu le dossier Richard !
Mon conseil : ne vous servez pas des documents comme rappels d’action. Stockez-les dans une pochette sur laquelle vous aurez pris soin de noter le projet concerné. Si vous devez faire une action, notez-la plutôt sur votre to-do list.
6. Vous n’avez pas le matériel de classement sous la main
« Ah ! plus de chemises ! » Vous classerez donc plus tard (ou jamais) quand vous aurez récupéré les fournitures nécessaires. Et oui, cela paraît tout bête et pourtant ! Ce simple petit obstacle peut avoir de grandes et fâcheuses conséquences.
Mon conseil : faites un stock tampon de chemises, pochettes et autres classeurs, à portée de main eux aussi ! Et comme pour le papier toilette, renouvelez la réserve lorsque vous prenez la dernière chemise. L’image n’est pas très agréable mais redoutablement efficace. Et vous éviterez ainsi au bureau, comme à la maison, le « y’a plus de papier »!