Garder sa boîte de réception vide (ou presque) et retrouver en une fraction de seconde un message relèvent pour beaucoup du tour de force. Pourtant il est tout à fait possible de venir à bout des messageries les plus rebelles. Voici 10 astuces pour gérer vos courriels facilement et rapidement.
1. Utiliser les filtres
Les filtres sont une fonctionnalité très intéressante pour aiguiller les mails dès leur arrivée. Vous allez d’abord créer des dossiers, puis définir des règles prenant en compte un ou plusieurs critères. Cela peut être l’expéditeur, le sujet/objet ou même des mots employés dans le corps de texte du message. Par exemple, vous créez un dossier « A lire » et y router toutes les newsletters que vous recevez en filtrant l’expéditeur. Certaines messageries permettent d’appliquer le filtre sur la boîte de réception, permettant de la purger automatiquement à la création du filtre.
Prenez le temps de créer vos filtres, vous gagnerez un temps précieux par la suite. Votre boîte de réception sera moins chargée et son traitement grandement facilité. Bien-sûr, il est nécessaire de consulter et vider régulièrement ces dossiers filtrés. Notez pour se faire des plages dans votre agenda. Ne les multiplier pas non plus. Pour vous familiariser avec cette nouvelle organisation et vous habituer à consulter les dossiers filtrés, partez sur un ou deux filtres.
2. Créer des dossiers par contexte
La plupart des personnes créent des dossiers dans leur messagerie par projet. Par exemple, celles-ci regroupent tous les messages reçus de M. Richard dans un dossier « Richard ». Se mélangent alors les mails nécessitant une réponse ou une action, ceux qui doivent être conservés le temps du projet et ceux qui doivent être archivés à plus long terme. Il est alors plus efficace de créer des dossiers par contexte, c’est-à-dire selon le type de tâche que le mail implique. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers comme « réponse mail à faire », « appels téléphoniques », « recherche internet », « réclamation clients à traiter », « mises en ligne sur le site web », etc. Vous aurez ainsi sous les yeux tous les mails nécessitant une même action. Au plus simple et pour vous familiariser avec cette méthode, créez un dossier « à-faire » et un dossier « en-attente ». Le premier regroupera les mails qui requièrent une action de votre part. Une fois ces actions réalisées, trois options se présentent :
- jeter le mail,
- transférer le message dans le dossier « en-attente » si vous attendez une réponse ou une action de la part d’une autre personne,
- archiver le message dans le dossier projet concerné (vous avez le droit d’avoir ces dossiers projets quand même !). Vous n’oublierez pas de le purger une fois le projet terminé.
Attention à ne pas multiplier les dossiers, au risque de vous y perdre et, là encore, à les consulter quotidiennement.
3. Utiliser les étiquettes
Certaines messageries permettent d’associer aux courriels une ou plusieurs catégories, étiquettes ou libellés (dans Gmail). Ces étiquettes peuvent faire référence à un projet ou à un contexte : « à lire » , « en attente » , « à faire lundi » , « réponse par mail » , « téléphone, « à voir avec Antoine » … Vous pourrez ainsi trier vos messages selon ces caractéristiques communes et regrouper les actions similaires. C’est un bon complément à l’utilisation des dossiers par contexte (voir point n°2) et pour éviter de multiplier ceux-ci. A vous de mettre en place l’organisation qui vous convient. N’hésitez pas à tester et à ajuster.
4. Utiliser la recherche
On utilise le plus souvent la fonction recherche lorsque que l’on a écumé pendant plusieurs minutes, sans succès, sa messagerie à la recherche d’un mail perdu. Mais vous pouvez aussi utiliser la recherche de manière habituelle pour accéder plus rapidement à un message (sans vous torturer pour vous rappeler où vous l’avez classé) ! Cela fonctionne bien pour rechercher un expéditeur.
5. Utiliser les nombres et/ou les caractères spéciaux
Pour positionner en début de liste les dossiers auxquels vous souhaitez accéder rapidement, vous pouvez utiliser des caractères spéciaux. Par exemple : @a-lire, @en-attente. Vous pouvez aussi les numéroter si l’ordre alphabétique ne convient pas. Par exemple : 1-devis, 2-bon à facturer, 3-factures.
6. Eviter d’envoyer des mails
Ne pas envoyer de mails est sans aucun doute le meilleur moyen de ne pas en recevoir en retour ! Dit comme cela, ça paraît à la fois simpliste et compliqué car le mail est tellement ancré dans nos habitudes qu’il est devenu un automatisme. Avant d’envoyer un message, demandez-vous si c’est le meilleur moyen de contacter votre interlocuteur et d’obtenir la réponse souhaitée. Vous pouvez peut-être simplement aller voir votre voisin de bureau pour lui poser votre question, passer un coup de fil ou envoyer un SMS. Attention à ne pas dévier abusivement vers des messageries instantanées. Si elles ont tout leur intérêt, vous pouvez aussi vous laisser vite déborder par les notifications. Le ton plus léger utilisé incite aussi à y passer plus de temps en engageant des conservations informelles.
7. Gérer les mails envoyés
Trier les envoyés est particulièrement pénible. Ils sont souvent laissés à l’abandon et occupent de la place inutilement sur les serveurs. Et lorsque vous recherchez un message pour une preuve d’envoi, c’est la galère ! Sauf si vous avez pris soin de classer votre message dans un dossier dès que vous l’avez envoyé. Il est inutile de tout classer, seulement ceux que vous devez impérativement conserver. Pour ma part, je laisse les autres mails dans les envoyés et je garde un historique de trois mois. Je supprime les mails de plus de 3 mois sans les passer en revue.
8. Vous désabonner des lettres infos « au cas où »
Vous hésitez encore à vous désabonner de ces lettres infos que vous ne lisez jamais mais qui pourraient vous servir ? Il est temps de décider de leur sort : soit vous les lisez effectivement soit vous vous désabonnez. Vous pouvez conserver éventuellement un exemplaire dans un dossier, afin de garder une trace de cette lettre à laquelle vous pourrez vous réabonner au besoin plus tard.
9. Supprimer les mails « merci » et « ok » tout de suite après la lecture
Vous avez quelques réticences à envoyer à la corbeille un mail que vous venez juste de recevoir ? Pas d’état d’âme ! Jetez tout ce qui ne servira pas. Le paysage va s’éclaircir très rapidement !
10. Actualiser vos dossiers en permanence
Il est inutile de garder un dossier qui ne sert plus, idem pour les étiquettes ou les filtres. Créez-les en fonction de vos besoins. Votre système de classement et d’archivage ne doit pas être figé dans le temps. Bien au contraire, ne pas le faire évoluer va paralyser votre système. Tester, ajuster, modifier. Au début, vous modifierez souvent vos critères. Mais en éliminant les fausses bonnes idées, vous affinerez progressivement vos outils pour trouver l’organisation qui vous convient le mieux tout en la faisant évoluer.
Avant de vous attaquer à une gestion avancée de vos messages, procédez à un grand vide. Je vous livre une méthode dans cet article : 5 étapes pour reprendre le contrôle de votre boîte mail.