Si vous avez des rendez-vous prospects ou clients à prendre, cela peut vite devenir un casse-tête. Pour ma part, j’utilise Calendly. Cet outil en ligne permet de planifier vos réunions. Vos contacts pourront bloquer leur créneau directement parmi un choix d’horaires que vous leur proposez.
1ère étape : définissez vos jours et heures de disponibilité
Calendly est simple d’utilisation. La version Freemium vous permet de créer un gabarit avec vos horaires. Pour cela, déterminez la durée de votre rendez-vous puis rentrez vos données.
Vous pouvez prévoir des horaires rapprochés sans risque de chevauchement. Par exemple, pour des créneaux d’une heure de coaching, vous pouvez prévoir 10h, 10h30, 11h, 11h30, 12h, 12h30. Une fois 10h choisies, Calendly ne proposera plus 10h30.
2ème étape : paramétrez une zone tampon entre chaque rendez-vous
Calendly permet de prévoir les dépassements et des moments entre chaque rendez-vous. Dans mon exemple précédent (RDV à 10h), si vous déterminez une heure de zone tampon, le créneau 11h va disparaître automatiquement.
3ème étape : préparez votre questionnaire de confirmation
Dès la version Freemium, vous pouvez prévoir un questionnaire à remplir par la personne qui prend le rendez-vous. Vous pourrez récolter ses informations ainsi que la réponse à des questions préalables. Un mail de confirmation est directement envoyé à votre contact.
Il faut ensuite upgrader pour bénéficier de fonctionnalités supplémentaires : plusieurs calendriers, envoi de mails de rappels automatiques notamment.
4ème étape : intégrez votre calendrier à votre site web
Vous pourrez enfin intégrer votre calendrier directement sur votre site internet. Vous pourrez également transmettre un lien à vos contacts.
Vous souhaitez voir un exemple d’utilisation de Calendly ? Demandez votre séance gratuite en cliquant ici ! Nous échangerons en tête à tête sur vos difficultés d’organisation et trouveront la meilleure solutions.