Catégorie : Mieux organisée

Votre bureau est une véritable jungle et vous tentez de temps à autre de remettre de l’ordre dans cette pagaille. Mais mêmes causes, mêmes effets ! Si vous ne changez pas vos pratiques, votre bureau finira inévitablement dans le même état. Pour y remédier, il est avant tout nécessaire de comprendre pourquoi. Voici 6 bonnes raisons pour lesquelles vous n’arrivez pas à ranger votre bureau et les bonnes solutions ;-).

1. Votre cerveau associe le rangement avec la douleur

Si vous vous souvenez d’injonctions ou de réprobations du type « range ta chambre, c’est le bazar ici », « ce n’est quand même pas moi qui vais ranger », « moi non plus, je n’aime pas ranger, mais on ne fait pas ce qu’on veut dans la vie », je veux bien vous accorder que l’action de ranger est bien peu motivante. Même après toutes ces années, votre cerveau rechigne toujours à réaliser cette tâche.

Mon conseil : identifiez les bénéfices à mettre de l’ordre dans et/ou sur votre bureau. Par exemple : gagner du temps en ne cherchant plus des documents, vous concentrer plus facilement, le soulagement d’abord puis la satisfaction d’être dans un environnement propre et agréable, cesser de passer de longues et pénibles heures à tout ranger alors que cela ne tiendra pas une journée …

2. Le désordre, la conséquence d’actions inachevées

Les actions inachevées sont de véritables fléaux et y sont pour beaucoup dans le désordre. Ce sont les notes et autres courriers obsolètes que vous avez négligé de jeter, ceux que vous classerez plus tard car vous avez une tâche plus urgente à accomplir, ceux que vous mettrez (plus tard aussi) dans une chemise quand vous en aurez une, les stylos qui ne fonctionnent plus qui sont pourtant retournés dans le pot à crayons (au mieux !), …

Mon conseil : à chaque fois que vous avez un document en main ou avez effectué une tâche, demandez-vous si tout est bien à sa place. Sinon prenez les dispositions nécessaires et allez chercher ces fichues pochettes maintenant ! Triez et jetez les papiers inutiles, classez. Vous ressentirez un sentiment de grande satisfaction. Petite action, grands effets !

3. Vous ne savez pas quoi faire des documents à archiver

Très souvent aussi, vous avez bien l’intention de ranger un document. Mais comme il n’entre dans aucune case existante, vous le reposez sur votre bureau en attendant d’avoir une révélation. Puis il rejoint une pile par terre ou est relégué petit à petit au fond d’un tiroir.

Mon conseil : demandez-vous si vous avez besoin de conserver ce document ou non, s’il existe un autre moyen d’y avoir accès, s’il peut être rangé avec d’autres documents de même nature que vous possédez déjà, … Si vous décidez de le garder, créez une chemise et intégrez-le dans votre classement. Vous serez ravie d’avoir pris cette décision héroïque la prochaine fois que vous en aurez besoin ou que d’autres documents viendront le rejoindre !

4. Votre système de classement est compliqué et peu accessible

Si vous devez aller chercher un escabeau à chaque fois que vous classez un document ou même si vous devez simplement vous levez, vous diminuez considérablement vos chances de ranger !

Mon conseil : la bannette « à ranger/classer » est à proscrire. Installez plutôt vos systèmes de classement à portée de main ou à portée de fauteuil. Préférez un système simple, par ordre alphabétique par exemple et abandonnez l’idée d’imprimer une étiquette, à moins que vous ne possédiez une étiqueteuse. Abandonnez aussi l’idée d’utiliser les couleurs des chemises comme signe de classement, sauf si vous maîtrisez parfaitement le sujet.

5. Vous avez peur d’oublier les tâches liées aux documents

Vous laissez bien en évidence sous vos yeux ce document qui vous rappelle de vous occuper du dossier Richard. Il occupe votre esprit jusqu’au moment où un document tout aussi important vient se déposer par-dessus et le plonge dans l’oubli. Et adieu le dossier Richard !

Mon conseil : ne vous servez pas des documents comme rappels d’action. Stockez-les dans une pochette sur laquelle vous aurez pris soin de noter le projet concerné. Si vous devez faire une action, notez-la plutôt sur votre to-do list.

6. Vous n’avez pas le matériel de classement sous la main

« Ah ! plus de chemises ! » Vous classerez donc plus tard (ou jamais) quand vous aurez récupéré les fournitures nécessaires. Et oui, cela paraît tout bête et pourtant ! Ce simple petit obstacle peut avoir de grandes et fâcheuses conséquences.

Mon conseil : faites un stock tampon de chemises, pochettes et autres classeurs, à portée de main eux aussi ! Et comme pour le papier toilette, renouvelez la réserve lorsque vous prenez la dernière chemise. L’image n’est pas très agréable mais redoutablement efficace. Et vous éviterez ainsi au bureau, comme à la maison, le « y’a plus de papier »!

Garder sa boîte de réception vide (ou presque) et retrouver en une fraction de seconde un message relèvent pour beaucoup du tour de force. Pourtant il est tout à fait possible de venir à bout des messageries les plus rebelles. Voici 10 astuces pour gérer vos courriels facilement et rapidement.

1. Utiliser les filtres

Les filtres sont une fonctionnalité très intéressante pour aiguiller les mails dès leur arrivée. Vous allez d’abord créer des dossiers, puis définir des règles prenant en compte un ou plusieurs critères. Cela peut être l’expéditeur, le sujet/objet ou même des mots employés dans le corps de texte du message. Par exemple, vous créez un dossier « A lire » et y router toutes les newsletters que vous recevez en filtrant l’expéditeur. Certaines messageries permettent d’appliquer le filtre sur la boîte de réception, permettant de la purger automatiquement à la création du filtre.

Prenez le temps de créer vos filtres, vous gagnerez un temps précieux par la suite. Votre boîte de réception sera moins chargée et son traitement grandement facilité. Bien-sûr, il est nécessaire de consulter et vider régulièrement ces dossiers filtrés. Notez pour se faire des plages dans votre agenda. Ne les multiplier pas non plus. Pour vous familiariser avec cette nouvelle organisation et vous habituer à consulter les dossiers filtrés, partez sur un ou deux filtres.

2. Créer des dossiers par contexte

La plupart des personnes créent des dossiers dans leur messagerie par projet. Par exemple, celles-ci regroupent tous les messages reçus de M. Richard dans un dossier « Richard ». Se mélangent alors les mails nécessitant une réponse ou une action, ceux qui doivent être conservés le temps du projet et ceux qui doivent être archivés à plus long terme. Il est alors plus efficace de créer des dossiers par contexte, c’est-à-dire selon le type de tâche que le mail implique. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers comme « réponse mail à faire », « appels téléphoniques », « recherche internet », « réclamation clients à traiter », « mises en ligne sur le site web », etc. Vous aurez ainsi sous les yeux tous les mails nécessitant une même action. Au plus simple et pour vous familiariser avec cette méthode, créez un dossier « à-faire » et un dossier « en-attente ». Le premier regroupera les mails qui requièrent une action de votre part. Une fois ces actions réalisées, trois options se présentent :

• jeter le mail,
• transférer le message dans le dossier « en-attente » si vous attendez une réponse ou une action de la part d’une autre personne,
• archiver le message dans le dossier projet concerné (vous avez le droit d’avoir ces dossiers projets quand même !). Vous n’oublierez pas de le purger une fois le projet terminé.

Attention à ne pas multiplier les dossiers, au risque de vous y perdre et, là encore, à les consulter quotidiennement.

3. Utiliser les étiquettes

Certaines messageries permettent d’associer aux courriels une ou plusieurs catégories, étiquettes ou libellés (dans Gmail). Ces étiquettes peuvent faire référence à un projet ou à un contexte : « à lire  » , « en attente  » , « à faire lundi  » , « réponse par mail  » , « téléphone, « à voir avec Antoine  » … Vous pourrez ainsi trier vos messages selon ces caractéristiques communes et regrouper les actions similaires. C’est un bon complément à l’utilisation des dossiers par contexte (voir point n°2) et pour éviter de multiplier ceux-ci. A vous de mettre en place l’organisation qui vous convient. N’hésitez pas à tester et à ajuster.

4. Utiliser la recherche

On utilise le plus souvent la fonction recherche lorsque que l’on a écumé pendant plusieurs minutes, sans succès, sa messagerie à la recherche d’un mail perdu. Mais vous pouvez aussi utiliser la recherche de manière habituelle pour accéder plus rapidement à un message (sans vous torturer pour vous rappeler où vous l’avez classé) ! Cela fonctionne bien pour rechercher un expéditeur.

5. Utiliser les nombres et/ou les caractères spéciaux

Pour positionner en début de liste les dossiers auxquels vous souhaitez accéder rapidement, vous pouvez utiliser des caractères spéciaux. Par exemple : @a-lire, @en-attente. Vous pouvez aussi les numéroter si l’ordre alphabétique ne convient pas. Par exemple : 1-devis, 2-bon à facturer, 3-factures.

6. Eviter d’envoyer des mails

Ne pas envoyer de mails est sans aucun doute le meilleur moyen de ne pas en recevoir en retour ! Dit comme cela, ça paraît à la fois simpliste et compliqué car le mail est tellement ancré dans nos habitudes qu’il est devenu un automatisme. Avant d’envoyer un message, demandez-vous si c’est le meilleur moyen de contacter votre interlocuteur et d’obtenir la réponse souhaitée. Vous pouvez peut-être simplement aller voir votre voisin de bureau pour lui poser votre question, passer un coup de fil ou envoyer un SMS. Attention à ne pas dévier abusivement vers des messageries instantanées. Si elles ont tout leur intérêt, vous pouvez aussi vous laisser vite déborder par les notifications. Le ton plus léger utilisé incite aussi à y passer plus de temps en engageant des conservations informelles.

7. Gérer les mails envoyés

Trier les envoyés est particulièrement pénible. Ils sont souvent laissés à l’abandon et occupent de la place inutilement sur les serveurs. Et lorsque vous recherchez un message pour une preuve d’envoi, c’est la galère ! Sauf si vous avez pris soin de classer votre message dans un dossier dès que vous l’avez envoyé. Il est inutile de tout classer, seulement ceux que vous devez impérativement conserver. Pour ma part, je laisse les autres mails dans les envoyés et je garde un historique de trois mois. Je supprime les mails de plus de 3 mois sans les passer en revue.

8. Vous désabonner des lettres infos « au cas où »

Vous hésitez encore à vous désabonner de ces lettres infos que vous ne lisez jamais mais qui pourraient vous servir ? Il est temps de décider de leur sort : soit vous les lisez effectivement soit vous vous désabonnez. Vous pouvez conserver éventuellement un exemplaire dans un dossier, afin de garder une trace de cette lettre à laquelle vous pourrez vous réabonner au besoin plus tard.

9. Supprimer les mails « merci » et « ok » tout de suite après la lecture

Vous avez quelques réticences à envoyer à la corbeille un mail que vous venez juste de recevoir ? Pas d’état d’âme ! Jetez tout ce qui ne servira pas. Le paysage va s’éclaircir très rapidement !

10. Actualiser vos dossiers en permanence

Il est inutile de garder un dossier qui ne sert plus, idem pour les étiquettes ou les filtres. Créez-les en fonction de vos besoins. Votre système de classement et d’archivage ne doit pas être figé dans le temps. Bien au contraire, ne pas le faire évoluer va paralyser votre système. Tester, ajuster, modifier. Au début, vous modifierez souvent vos critères. Mais en éliminant les fausses bonnes idées, vous affinerez progressivement vos outils pour trouver l’organisation qui vous convient le mieux tout en la faisant évoluer.

Avant de vous attaquer à une gestion avancée de vos messages, procédez à un grand vide. Je vous livre une méthode dans cet article : 5 étapes pour reprendre le contrôle de votre boîte mail.

Vous avez un dossier à finir impérativement aujourd’hui. Mais seulement voilà, vous avez du mal à vous y mettre. L’énergie vous a quittée et la motivation est aux abonnés absents. Vous vous battez contre vous-même et au bord de la panique, vous ne savez pas « comment vous allez faire ». Alors plutôt que d’attendre un miracle, prenez 15 minutes pour retrouver votre âme de guerrière !

5 minutes pour se calmer avec la cohérence cardiaque

Commencez par pratiquer 5 minutes de cohérence cardiaque afin de faire diminuer les battements de votre cœur et retrouver un équilibre physiologique et émotionnel.

Comment faire ? Isolez-vous si possible dans un endroit calme. Debout ou assise bien droite et les jambes décroisées, vous allez compter dans votre tête cinq secondes sur l’inspiration et compter cinq secondes sur l’expiration. Pratiquez l’exercice pendant au moins 3 minutes en vous aidant si vous le souhaitez de l’un des nombreux exercices guidés disponibles sur le web.

5 minutes pour retrouver de l’énergie

Vous avez rétabli un calme intérieur. Il s’agit maintenant de vous redonner le goût d’avancer sur votre dossier !

Commencez par boire un grand verre d’eau ou une boisson chaude. Un déficit hydrique entraîne en effet une baisse d’énergie. La caféine contenue dans un thé vert contribuera à vous donner un coup de fouet. Mais attention à limiter la quantité quotidienne de caféine.

Vous pouvez aussi manger un fruit frais ou quelques fruits secs. D’une manière générale, évitez les sucres rapides. Quand nous sommes fatiguées, la tentation de consommer notre barre chocolatée préférée est grande. Mais si les sucres rapides semblent efficaces immédiatement, l’augmentation de la glycémie entraîne ensuite une diminution de l’énergie. Et retour à la case départ !

Enfin, pour retrouver votre tonus, rien de mieux de que bouger (dehors ou dedans) : marchez, sautez sur place ou même dansez ! Même si cette dernière option vous mettrait dans une position délicate, gardez à portée d’oreilles une playlist d’au-moins trois chansons que vous aimez et qui vous donnent la pêche. Résultat garanti !

5 minutes pour préparer son plan d’action

Ça y’est, vous êtes de nouveau dans les starting-blocks ? Il s’agit maintenant de passer à l’action !

1. Déterminez et notez le résultat que vous voulez obtenir. Par exemple : boucler le dossier de Monsieur Duvivien.
2. Identifiez les étapes et tâches concrètes à effectuer. Par exemple :
   • Créer le client dans le logiciel de suivi clientèle,
   • Rédiger le rapport : rédiger le contexte de sa demande, compléter le tableau de son étude financière, rédiger l’analyse, rédiger les conclusions, relire le rapport.
   • Rédiger le mail à envoyer à M. Duvivien avec le rapport en pièce jointe,
   • Valider le bon pour facturation sur le logiciel de suivi clientèle,
   • Imprimer un exemplaire du rapport et le classer dans les dossiers clients.
3. Préparez ce dont vous avez besoin (dossier, notes, matériel, …). Par exemple :
   • Notes du rendez-vous,
   • Une calculatrice.
4. Pour rester focus, rangez votre bureau. Il ne s’agit pas de faire le grand ménage, mais de regrouper tout ce qui traîne pour ne garder à portée de main et de vue uniquement ce dont vous avez besoin pour avancer sur votre tâche. Isolez-vous si possible et renvoyez votre téléphone sur le standard ou sur votre messagerie.

Une fois le terrain préparé, vous savez exactement ce que vous avez à faire. Prenez et exécutez alors les tâches une à une. Continuez à vous hydrater régulièrement et au besoin, levez-vous entre les étapes afin de rester en énergie. Et surtout félicitez-vous pour le travail accompli !

N’hésitez pas à me laisser vos commentaires, j’y répondrai avec plaisir !

Songer à votre boîte mail -ou vos boîtes mails- vous donne le vertige et vous décourage ? Il est temps de dompter votre messagerie pour éviter d’en faire votre pire ennemi. Je vous livre dans cet article comment gérer votre boîte de réception en 5 étapes.

Votre messagerie regorge peut-être – pour ne pas dire sûrement – de messages du type « ok », « merci » ou encore « c’est noté », de newsletters vieilles de plusieurs semaines, de sollicitations pour des événements passés ou de spams indélicats qui ont réussi à franchir tous les pares-feux. Tous ces mails se côtoient ainsi dans une joyeuse pagaille. Joyeuse ? Pas vraiment !

Ouvrir sa messagerie chaque matin et la consulter plusieurs fois par jour est une habitude bien ancrée chez la plupart d’entre nous. Les notifications se font un malin plaisir à vous alerter à l’arrivée d’un nouveau message. Et si vous disposez de votre boîte pro sur votre smartphone, ils ne vous quittent plus !

Vous balayez alors les messages des yeux, en quête d’une bonne nouvelle ou de la réponse à ce mail qui se fait attendre. Ce faisant, vous découvrez tout un tas de demandes et autres sollicitations. Vous soupirez, vous soufflez, vous scrollez. Vous parez au plus pressé et vous dites finalement que vous verrez tout cela « plus tard » !

« Plus tard » finit par arriver , évidemment au plus mauvais moment, lorsque votre messagerie crie au trop plein et flirte avec la capacité de stockage maximum. Vous entendez déjà votre informaticien sonner l’alerte : « fais le vide dans ta messagerie, sinon, plus de réception ! ».

Alors plutôt que de vous y coller de mauvaise grâce en vous demandant ce que vous allez exhumer de la centaine d’e-mails en retard de plusieurs jours, de plusieurs semaines voire de plusieurs mois, pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour repartir sur de bonnes bases ?

Trier et purger sa boîte de réception ne veut pas dire supprimer tous les messages mais les traiter. L’objectif est d’en prendre connaissance et de définir ce que vous allez en faire.

Vous vous dites que si vous les classer, vous allez les oublier ? Mais objectivement, voyez- vous encore les mails au bas de la liste ? En gardant une boîte pleine, vous pompez au contraire votre énergie inutilement et augmentez votre stress.

Alors c’est parti pour le grand ménage : objectif zéro mail dans la boîte de réception.

1ère étape : préparez le terrain pour un tri de messagerie rapide et efficace

Si votre messagerie contient des mails vieux de plusieurs mois voire de plusieurs années, ne perdez pas votre temps à trier ces vieux messages. Vous avez 2 solutions : soit une suppression massive, soit en cas de doute les archiver d’un bloc. Gardez au maximum les 3 mois.

Classez ensuite les messages par expéditeur et affichez le panneau de visualisation des mails. Il sera ainsi plus rapide d’identifier le contenu.

2ème étape : faites un premier tri des messages

Avec le tri par expéditeur, vous pourrez faire des suppressions par lots plus facilement en ne vous posant qu’une seule fois la question « je garde ou pas ? ». Partez du début de la liste et supprimez tout ce qui ne vous intéresse pas ou qui est dépassé : lettres info (profitez-en pour vous désabonner), invitation à des événements, etc. Si vous avez un doute, gardez-le. Vous prendrez votre décision à l’étape suivante.

3ème étape : traquez les messages inutiles

Revenez au début de la liste. Le message est-il (encore) utile ? Non : supprimez et passez au suivant. Si oui passez à l’étape 4.

4ème étape : décidez du sort de chaque mail

1. Le message contient une information ou un échange de mails à conserver : pouvez-vous conserver l’information ou la pièce jointe qu’il contient ailleurs que dans votre messagerie, sur archivage informatique ou papier ? Dans ce cas, classez et supprimez le message. Si vous estimez devoir garder le message, créez un dossier du nom du thème concerné au sein même de votre messagerie et stockez-le.

2. Le message requière une action de votre part

. Si l’action prend moins de 5 minutes, exécutez-là sur le champ. Par exemple, confirmer une participation à une réunion, proposer une date de rendez-vous à un client, noter dans l’agenda la date limite concernant un projet.

. Si l’action demande plus de 5 minutes, créez un dossier dans votre messagerie pour le dossier/projet concerné et notez la tâche à réaliser sur une liste que vous garderez à portée de main. Dans le cas d’un grand ménage de boîte de réception, ne vous prenez pas la tête à créer une arborescence de compétition ! Plus vous aurez de niveaux, plus cela vous demandera de réflexion. Ce premier tri doit être facile pour ne pas vous décourager et vous permettre de débroussailler rapidement. Le plus simple est de faire un dossier par sujet/sous-sujet et  de les classer par ordre alphabétique. Vous aurez tout le loisir plus tard de les regrouper au besoin. Vous aurez aussi une meilleure vue d’ensemble.

5ème étape : videz la corbeille

Pensez à vider la corbeille pour faire de la place et ne plus risquer de revenir en arrière. Et puis surtout félicitez-vous pour ce tri !

Que faire si vous n’avez pas assez de temps pour purger votre boîte de réception ?

S’il vous semble impossible de vous occuper de votre boîte de réception d’une seule traite, je vous conseille de créer un dossier « à trier » dans lequel vous déplacerez tous les courriels restants de votre boîte de réception. Cela vous permettra de vous concentrer pour appliquer la même méthode sur les messages entrants. Mais programmez aussi, et sans attendre, une nouvelle séance de tri dans votre agenda. Vous pouvez aussi vous atteler à la tâche par tranche de 15 minutes chaque jour par exemple. Petit à petit à petit vous résorberez votre retard.

3 conseils pour garder votre boîte de réception vide

1. Idéalement, la boîte de réception doit être vidée totalement (ou presque) tous les 24 à 48 h. Une fois par semaine est le minimum.

2. Pour chaque mail entrant, suivez les étapes que j’ai décrites ci-dessus. Vous verrez, vous allez supprimer directement tous les mails inutiles, traiter les messages qui demandent des actions de moins de 2 minutes et que vous pourrez alors supprimer ou classer. Il vous restera les messages nécessitant une action de votre part que vous noterez sur votre liste de tâches.

3. N’oubliez pas de retourner dans les dossiers créés afin de les purger. Sinon vous aurez seulement déplacé le problème !

Dites -moi en commentaire comment s’est passé votre ménage de printemps ou partagez vos astuces pour rester efficace et sereine avec vos courriels. Pour surfer sur la vague, vous pouvez aller plus loin avec l’article : 10 astuces pour gérer les mails facilement.

Epingle-moi si tu veux !