Songer à votre boîte mail -ou vos boîtes mails- vous donne le vertige et vous décourage ? Il est temps de dompter votre messagerie pour éviter d’en faire votre pire ennemi. Je vous livre dans cet article comment gérer votre boîte de réception en 5 étapes.
Votre messagerie regorge peut-être – pour ne pas dire sûrement – de messages du type « ok », « merci » ou encore « c’est noté », de newsletters vieilles de plusieurs semaines, de sollicitations pour des événements passés ou de spams indélicats qui ont réussi à franchir tous les pares-feux. Tous ces mails se côtoient ainsi dans une joyeuse pagaille. Joyeuse ? Pas vraiment !
Ouvrir sa messagerie chaque matin et la consulter plusieurs fois par jour est une habitude bien ancrée chez la plupart d’entre nous. Les notifications se font un malin plaisir à vous alerter à l’arrivée d’un nouveau message. Et si vous disposez de votre boîte pro sur votre smartphone, ils ne vous quittent plus !
Vous balayez alors les messages des yeux, en quête d’une bonne nouvelle ou de la réponse à ce mail qui se fait attendre. Ce faisant, vous découvrez tout un tas de demandes et autres sollicitations. Vous soupirez, vous soufflez, vous scrollez. Vous parez au plus pressé et vous dites finalement que vous verrez tout cela « plus tard » !
« Plus tard » finit par arriver , évidemment au plus mauvais moment, lorsque votre messagerie crie au trop plein et flirte avec la capacité de stockage maximum. Vous entendez déjà votre informaticien sonner l’alerte : « fais le vide dans ta messagerie, sinon, plus de réception ! ».
Alors plutôt que de vous y coller de mauvaise grâce en vous demandant ce que vous allez exhumer de la centaine d’e-mails en retard de plusieurs jours, de plusieurs semaines voire de plusieurs mois, pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour repartir sur de bonnes bases ?
Trier et purger sa boîte de réception ne veut pas dire supprimer tous les messages mais les traiter. L’objectif est d’en prendre connaissance et de définir ce que vous allez en faire.
Vous vous dites que si vous les classer, vous allez les oublier ? Mais objectivement, voyez- vous encore les mails au bas de la liste ? En gardant une boîte pleine, vous pompez au contraire votre énergie inutilement et augmentez votre stress.
Alors c’est parti pour le grand ménage : objectif zéro mail dans la boîte de réception.
1ère étape : préparez le terrain pour un tri de messagerie rapide et efficace
Si votre messagerie contient des mails vieux de plusieurs mois voire de plusieurs années, ne perdez pas votre temps à trier ces vieux messages. Vous avez 2 solutions : soit une suppression massive, soit en cas de doute les archiver d’un bloc. Gardez au maximum les 3 mois.
Classez ensuite les messages par expéditeur et affichez le panneau de visualisation des mails. Il sera ainsi plus rapide d’identifier le contenu.
2ème étape : faites un premier tri des messages
Avec le tri par expéditeur, vous pourrez faire des suppressions par lots plus facilement en ne vous posant qu’une seule fois la question « je garde ou pas ? ». Partez du début de la liste et supprimez tout ce qui ne vous intéresse pas ou qui est dépassé : lettres info (profitez-en pour vous désabonner), invitation à des événements, etc. Si vous avez un doute, gardez-le. Vous prendrez votre décision à l’étape suivante.
3ème étape : traquez les messages inutiles
Revenez au début de la liste. Le message est-il (encore) utile ? Non : supprimez et passez au suivant. Si oui passez à l’étape 4.
4ème étape : décidez du sort de chaque mail
1. Le message contient une information ou un échange de mails à conserver : pouvez-vous conserver l’information ou la pièce jointe qu’il contient ailleurs que dans votre messagerie, sur archivage informatique ou papier ? Dans ce cas, classez et supprimez le message. Si vous estimez devoir garder le message, créez un dossier du nom du thème concerné au sein même de votre messagerie et stockez-le.
2. Le message requière une action de votre part
. Si l’action prend moins de 5 minutes, exécutez-là sur le champ. Par exemple, confirmer une participation à une réunion, proposer une date de rendez-vous à un client, noter dans l’agenda la date limite concernant un projet.
. Si l’action demande plus de 5 minutes, créez un dossier dans votre messagerie pour le dossier/projet concerné et notez la tâche à réaliser sur une liste que vous garderez à portée de main. Dans le cas d’un grand ménage de boîte de réception, ne vous prenez pas la tête à créer une arborescence de compétition ! Plus vous aurez de niveaux, plus cela vous demandera de réflexion. Ce premier tri doit être facile pour ne pas vous décourager et vous permettre de débroussailler rapidement. Le plus simple est de faire un dossier par sujet/sous-sujet et de les classer par ordre alphabétique. Vous aurez tout le loisir plus tard de les regrouper au besoin. Vous aurez aussi une meilleure vue d’ensemble.
5ème étape : videz la corbeille
Pensez à vider la corbeille pour faire de la place et ne plus risquer de revenir en arrière. Et puis surtout félicitez-vous pour ce tri !
Que faire si vous n’avez pas assez de temps pour purger votre boîte de réception ?
S’il vous semble impossible de vous occuper de votre boîte de réception d’une seule traite, je vous conseille de créer un dossier « à trier » dans lequel vous déplacerez tous les courriels restants de votre boîte de réception. Cela vous permettra de vous concentrer pour appliquer la même méthode sur les messages entrants. Mais programmez aussi, et sans attendre, une nouvelle séance de tri dans votre agenda. Vous pouvez aussi vous atteler à la tâche par tranche de 15 minutes chaque jour par exemple. Petit à petit à petit vous résorberez votre retard.
3 conseils pour garder votre boîte de réception vide
1. Idéalement, la boîte de réception doit être vidée totalement (ou presque) tous les 24 à 48 h. Une fois par semaine est le minimum.
2. Pour chaque mail entrant, suivez les étapes que j’ai décrites ci-dessus. Vous verrez, vous allez supprimer directement tous les mails inutiles, traiter les messages qui demandent des actions de moins de 2 minutes et que vous pourrez alors supprimer ou classer. Il vous restera les messages nécessitant une action de votre part que vous noterez sur votre liste de tâches.
3. N’oubliez pas de retourner dans les dossiers créés afin de les purger. Sinon vous aurez seulement déplacé le problème !
Dites -moi en commentaire comment s’est passé votre ménage de printemps ou partagez vos astuces pour rester efficace et sereine avec vos courriels. Pour surfer sur la vague, vous pouvez aller plus loin avec l’article : 10 astuces pour gérer les mails facilement.
