Hélène Crevel – Communication digitale – LinkedIn

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  • S’organiser est un état d’esprit

    S’organiser est un état d’esprit

    Etre organisée, c’est avoir des méthodes et des recettes qui nous font gagner du temps et de l’énergie. Mais pas seulement. L’efficacité sans stress, c’est surtout un état d’esprit permettant de dépasser le découragement et de passer à l’action. Voici 5 attitudes qui vont t’aider à garder le moral et le contrôle de ton emploi du temps pour un business qui cartonne.

    1. Virer la femme parfaite

    Il va falloir être intransigeante sur ce point : il faut te débarrasser de la femme parfaite qui est en toi.

    Quelle que soit la signification que prend la « perfection » pour toi, c’est un poison qui va finir par te paralyser.

    Ta maison ne peut pas être en permanence rangée comme sur une photo de magazine de décoration.

    Tu ne peux pas proposer tous les jours des repas à la carte dignes d’un restaurant étoilé, répondre à toutes les sollicitations dans la seconde au travail, …

    Ce qui ne veut pas dire pour autant de tout laisser partir à vau-l’eau, négliger ses engagements ou la qualité de ses prestations.

    Il s’agit de trouver la bonne dose pour faire avancer les choses sans y passer plus de temps que nécessaire et sans te mettre une pression de dingue.

    2. Passer en mode automatique grâce aux routines

    Le terme routine n’est pas très vendeur ! Je ne parle pas de la routine, de ce train-train quotidien ennuyeux. J’évoque ici les routines, c’est-à-dire des procédures définies qui ont pour objectif de vous passer en pilotage automatique.

    Tu en as déjà ! Par exemple : lever, petit déjeuner, douche, séance maquillage, lever des enfants, petit déjeuner des enfants, habillage pour vous, habillage des enfants …

    Mais cela pourrait être aussi : lever, douche, séance maquillage, habillage pour vous, lever des enfants, habillage des enfants, petit déjeuner en famille.

    Dans ton business, c’est pareil. Que fais-tu en arrivant, avant de partir, comment agences-tu les tâches au cours de la journée ?

    L’intérêt de la routine est que tu sais ce que tu as à faire et quand, sans te poser de question.

    Une bonne routine est aussi celle qui optimise les tâches.

    Il ne te viendrait pas à l’idée de te maquiller avant de te doucher ?

    Dans d’autres cas ce n’est pas si évident. Il te faudra tester différentes options.

    Inverser une étape peut parfois améliorer grandement ton organisation.

    3. Rester souple et flexible

    Organisé ne veut pas dire figé. Bien au contraire !

    Si ton organisation ne supporte pas le moindre dérangement, c’est stress et perte de contrôle assuré.

    Et c’est tout à fait normal car ton environnement n’est pas figé.

    Reste bienveillante avec toi-même et tu apprendras petit à petit à être souple, flexible et à t’adapter rapidement.

    Cela peut sembler s’opposer aux routines, mais c’est en fait très complémentaire.

    Les routines sont des procédures définies qui ont pour objectif de passer en pilotage automatique.

    Plus vos routines seront optimisées et intégrées dans les (bonnes) habitudes, plus de nombreuses tâches seront déjà faites et mieux tu géreras les imprévus.

    Si tu sais exactement ce qui est prévu au dîner, tu sauras quoi faire en rentrant à la maison plus tard que d’habitude ou le délégueras facilement à ton/ta conjoint.e.

    Tu pourras aussi dégainer le « repas qui dépanne » sachant que tu as tout ce qu’il te faut sous la main pour le préparer en 3 minutes chrono.

    4. Garder des perspectives personnelles et ne pas s’oublier

    Un jour je me suis retrouvée au milieu de ma salle à manger en me demandant ce que je faisais là.

    J’ai compris qu’au fil du temps, j’avais perdu toute perspective.

    Et quand je me demandais : « qui veux-tu être dans 2 ans et que veux-tu faire », je n’en avais plus la moindre idée.

    Il est indispensable de rester connectée à ce qui est important pour toi.

    Peut-être qu’avec des enfants en bas-âge, tu ne veux pas te lancer dans ce projet qui te tient à cœur.

    Il ne faut pas pour autant l’oublier et cela n’empêche pas non plus d’avancer vers ce rêve.

    Quel petit pas peux-tu faire aujourd’hui pour l’atteindre ?

    Comment aussi t’organiser pour pouvoir prendre ce cours de danse, de dessin, voyager malgré tes contraintes actuelles – ou ce que tu considères comme contrainte ?

    Ne dis plus « je ne peux pas », mais « comment pourrais-je faire ? ». Cette question fera toute la différence !

    5. Exprimer ses émotions et ses besoins

    C’est le dernier point mais l’un des plus importantes et que j’ai appris tardivement pour ma part.

    Si tu ne leur dis pas, ton entourage perso et plus encore pro ne peuvent pas deviner ce qui va et ce qui ne va pas.

    Il ne s’agit pas de se plaindre, d’accuser ou de reprocher, mais d’exprimer de manière très concrète ce que tu ressens en utilisant le « je » et de chercher des solutions.

    Tu verras tout va se mettre en place progressivement et tu reprendras le contrôle de ton emploi du temps pour vivre la vie que tu as choisie.

    Si tu as besoin d’aide pour clarifier là où tu es en est dans organisation, nous pouvons en discuter lors d’une séance gratuite. Prends rendez-vous ici :

    Je prends rendez-vous pour une séance gratuite
  • 5 étapes pour gérer les imprévus avec calme

    5 étapes pour gérer les imprévus avec calme

    Enfants malades, demande impromptue au travail, panne de voiture ou de métro, un talon qui casse, un téléphone déchargé et pas de chargeur, … Ils sont nombreux ces petits ou grands tracas qui nous pourrissent la vie si nous n’y prenons pas garde ! Et plus nous sommes fatiguées et prises au dépourvu, plus la situation nous paraît insurmontable. Pas de panique, voici ma méthode « gestion de crise » en cinq étapes et vos problèmes disparaîtront.

    1ère étape : je pète un plomb pendant 1 minute maxi

    Cette étape n’est pas obligatoire, mais elle peut s’avérer néanmoins utile ! C’est souvent un préalable indispensable pour atteindre le calme olympien nécessaire pour gérer une situation délicate avec efficacité. Vous avez donc 1 minute maximum, pas une seconde de plus, pour hurler (intérieurement), insulter (dans votre tête si vos enfants sont à proximité), grogner, râler, lever les bras au ciel, demander aux passants ou à vos collègues « pourquoi moi ? » ou « qu’ai-je donc fait pour mériter un tel acharnement ? » … Mais dans la durée, cet état ne vous apportera rien d’autre que de vous plonger dans le désespoir. Cela vous focalise sur le problème et non pas sur la ou les solutions et ça voyez-vous, ce n’est pas possible. Alors passons donc sans plus tarder à l’étape 2.

    2ème étape : je respire profondément

    Pour vous sortir définitivement du désarroi et (ou) de l’agacement, respirez avec la méthode appelée de façon très opportune « technique respiratoire de combat » ou encore « respiration tactique ». Cette technique, utilisée pour gérer des crises d’angoisse, va vous permettre de vous concentrer et de gérer vos émotions très rapidement. Réalisez ces 4 étapes 3 à 5 fois, selon votre degré de stress :

    1. Respirez lentement par le nez en comptant jusqu’à quatre,
    2. Retenez votre respiration en comptant jusqu’à quatre,
    3. Expirez lentement par la bouche en comptant jusqu’à quatre,
    4. Retenez votre respiration en comptant jusqu’à quatre.

    3ème étape : j’évalue la situation avec objectivité et discernement

    Ne vous précipitez pas et ne dramatisez pas. Identifiez clairement la situation et ses conséquences. Envisagez et listez toutes les implications.

    Par exemple, après plus de 15 minutes passées à installer le maxi cosi, à caser tant bien que mal dans le coffre la poussette et les roues (de cette fichue poussette 3 roues, non mais quelle idée ?!), votre ordinateur, les goûters, le change pour la crèche, et j’en passe… vous vous installez au volant et là, ça ne démarre pas, rien à faire (ça marche aussi avec un pneu crevé) … La galère quoi !

    Donc je récapitule : vous pétez un câble une minute, vous respirez avec la technique de combat puis, attention c’est la 3ème étape, vous évaluez les conséquences réelles : devez-vous être à un rendez-vous à une certaine heure ? Votre rendez-vous peut être décalé sans difficulté, est-ce si grave si les enfants loupent quelques heures d’école ? Bon, ça va aller ! Et c’est à ce moment-là que je la case : « s’il n’y a pas de solution, c’est qu’il n’y a pas de problème ».

    4ème étape : je passe à l’action

    Je ne dis pas que c’est ce qui vous arrange le mieux, mais des solutions, il y en a forcément. Envisagez donc maintenant les actions à réaliser. Par exemple : prévenir votre travail, votre rendez-vous, l’école, la crèche de votre retard. Pour régler la question de la voiture, vous pouvez appeler votre mari, l’assistance, votre garagiste, aller chercher un voisin. Vous pouvez encore laisser la voiture où elle est et téléphoner à vos parents pour qu’ils viennent récupérer les enfants (et tant pis pour l’école, en plus ils seront ravis). Une fois la question des enfants réglée, vous appelez un taxi ou prenez le bus pour arriver à votre rendez-vous avec moins d’une demi-heure de retard. C’est pas beau ça ?!

    Choisissez au départ l’option qui vous semble la meilleure en fonction de vos impératifs. Et si votre mari ne répond pas ? Passez à votre seconde meilleure idée.

    5ème étape : je capitalise et j’adapte mes stratégies anti-imprévus

    Comme j’avais peur de vous perdre, je vous le dis à la fin : la meilleure façon de gérer les imprévus avec calme est de … prévoir les imprévus. Ne froncez pas les sourcils, je vous explique. Bien-sûr, vous ne pourrez pas prévoir le quand, mais peut-être le quoi : enfants malades, voiture en panne, votre patron qui déboule dans votre bureau pour une réunion à 18h ce soir à laquelle votre présence est requise, un client à gérer, le petit qui a envie de pipi en plein milieu de la ville… si vous avez déjà réfléchi à vos stratégies de contournement, vous serrez moins stressée et vous gagnerez un temps précieux.

    Dans les basiques : enregistrez le numéro de téléphone de votre médecin, voire même ceux d’un ou deux cabinets médicaux supplémentaires, celui de votre pharmacie qui vous indiquera où est celle de garde cette nuit, mettez un kit de vêtements de rechange pour votre bébé dans la voiture, un pot (pour l’envie de pipi;-)), un parapluie dans le coffre, un chargeur de téléphone en double dans votre sacoche, une paire de basket à portée de pieds …

    Si une situation nouvelle se présente, capitalisez en ajustant vos astuces anti-imprévus. Et surtout, enclenchez le mode solutions dès que l’occasion se présente !

    Pour retrouver cet article rapidement, épinglez-le !

    5 étapes pour gérer les imprévus avec efficace-et sereine.com

  • Ces croyances limitantes qui nous empêchent d’avancer

    Ces croyances limitantes qui nous empêchent d’avancer

    Les croyances limitantes ! Vous savez cette petite voix qui nous interpelle et qui nous empêche d’avancer, nous plonge dans le doute ? Nous en avons toutes. Je reviens dans cet article sur 3 croyances et vous donne quelques clés pour briser vos chaînes.

    Nous ne sommes pas des machines et régulièrement (pour ne pas dire souvent) des émotions, croyances et pensées négatives nous font douter de nous, de nos choix et du sens de notre vie. Et quand ces croyances limitantes arrivent, il est nécessaire de les repérer pour adopter la bonne parade. Je vous aide à les décrypter.

    Croyance limitante n°1 : je ne suis pas à la hauteur

    « Bravo pour ta présentation lors de la réunion d’hier ! » vous dit un collègue, et vous de répondre : « ah mais j’ai été trop longue et j’ai bafouillé ». Très critique envers vous-même, vous vous arrêtez sur tout ce qui, à vos yeux, ne va pas, alors que les autres sont tellement meilleurs que vous.

    Quoi faire ? Acceptez les compliments

    Peut-être nous a-t-on appris la modestie ou fait remarquer plus souvent nos points faibles que nos réussites. Dorénavant acceptez les compliments comme tels et répondez plutôt : « Merci Laurent, ton retour me fait plaisir ». Simple et efficace. Il n’est pas utile de vous répandre en remerciements. De plus, votre interlocuteur a lui aussi besoin que vous lui montriez que vous avez reçu son message. Si vous vous plaigniez tout le temps ou êtes négative, il ne vous dira plus rien de positif. Peut-être même qu’il insistera sur les points d’amélioration, votre attitude passée lui laissant à penser inconsciemment que c’est ce que vous attendez de lui. Par ailleurs si vous ne voyez que les moins, vous allez vous enfermer dans la croyance que ce que vous faites est « toujours nul », preuve à l’appui (bah oui vous avez bafouillé en effet). Posez votre conscience sur ce qui est bien pour le reproduire et envisagez le moins bon avec l’intention positive et bienveillante d’être vigilante sur ce point la prochaine fois.

    Croyance limitante n°2 : les autres sont (bien) meilleurs que moi

    « Tu vois ça fait deux ans que j’ai commencé le piano et je ne sais pas aligner trois notes. Quand je vois ce que fait Camille qui a commencé il y a 3 mois … ». Et d’ajouter : « mais bon pour elle, c’est facile. Elle a fait du piano dans sa jeunesse, en plus elle habite à côté de son boulot et elle n’a pas d’enfants à gérer. Et puis de toute façon, elle a la chance d’avoir l’oreille musicale ».

    Mais comme le dit le vieil adage, « l’herbe est plus verte dans le pré du voisin ». Et oui, vous ne savez pas que Camille fait du piano comme thérapie pour ralentir une maladie qui touche ses articulations, qu’elle rend visite trois fois par semaine à sa mère malade à 100 km de là, ou encore qu’elle vous envie terriblement votre famille, elle qui n’a pas d’enfants. Vous voyez où je veux en venir ? Nous avons toutes nos atouts, nos contraintes, notre personnalité, nos valeurs et notre passé, …

    Quoi faire ? Ne vous comparez pas aux autres

    Prenez le temps de vous arrêter quelques instants au milieu de votre course folle à la performance. Pratiquez quelques exercices de cohérence cardiaque, de méditation pleine conscience. Répétez-vous tranquillement « je suis assez », « je fais de mon mieux », « à cet instant, je suis parfaite telle que je suis », « les personnes qui tiennent à moi, m’aiment comme je suis, avec mes qualités et mes défauts ». Ces phrases peuvent vous paraître incongrues, mais ne sous-estimez pas leur impact.

    Croyance limitante n°3 : tout doit être fait et parfait

    Il n’y a rien à faire (en fait si !), à chaque fois que vous avez terminé votre journée, vous vous sentez démoralisée par tout ce que vous n’avez pas eu le temps de faire et tout ce qui vous reste à faire. Vous avez le sentiment de ne pas avancer, de ne pas savoir vous organiser, de ne pas savoir faire les bons choix pour répondre à toutes le sollicitations.

    Quoi faire ? Célébrez vos petits pas

    Vous pouvez prendre l’habitude de noter vos réussites, petites ou grandes, dans un carnet. Listez chaque soir tout ce dont vous êtes satisfaite : « j’ai mené à bien le projet Richard, j’ai pris rendez-vous pour ce cours de chant dont je rêvais tant, j’ai réussi à dire à Marc que je ne pourrai pas le remplacer lors d’une réunion, j’ai réussi à passer ce coup de téléphone qui me stressait et ça s’est très bien passé, j’ai pris le temps de lire une histoire aux enfants, je ne me suis pas énervée lorsque mon frère m’a dit qu’il avait oublié le cadeau pour nos parents », etc. Vous serez étonnée de tout ce que vous faites et réussissez à faire en une journée.

    Si l’une ou l’autre de ces croyances vous parle, apprenez à la reconnaître. Vous allez ensuite en installer de nouvelles. Par exemple :

    1. Quoi qu’il arrive, je fais de mon mieux.
    2. J’ai de la valeur.
    3. Quels que soient les échecs ou ce que les gens disent, je me relève et j’avance.

    Si vous avez besoin d’échanger sur ce qui vous empêche d’avancer et votre charge mentale, je vous invite à une séance découverte gratuite. Nous ferons le point ensemble, sans jugement et en toute bienveillance.

    Cliquez ici pour en savoir plus sur la séance découverte.

  • 6 raisons cachées pour lesquelles votre bureau n’est pas rangé

    6 raisons cachées pour lesquelles votre bureau n’est pas rangé

    Votre bureau est une véritable jungle et vous tentez de temps à autre de remettre de l’ordre dans cette pagaille. Mais mêmes causes, mêmes effets ! Si vous ne changez pas vos pratiques, votre bureau finira inévitablement dans le même état. Pour y remédier, il est avant tout nécessaire de comprendre pourquoi. Voici 6 bonnes raisons pour lesquelles vous n’arrivez pas à ranger votre bureau et les bonnes solutions ;-).

    1. Votre cerveau associe le rangement avec la douleur

    Si vous vous souvenez d’injonctions ou de réprobations du type « range ta chambre, c’est le bazar ici », « ce n’est quand même pas moi qui vais ranger », « moi non plus, je n’aime pas ranger, mais on ne fait pas ce qu’on veut dans la vie », je veux bien vous accorder que l’action de ranger est bien peu motivante. Même après toutes ces années, votre cerveau rechigne toujours à réaliser cette tâche.

    Mon conseil : identifiez les bénéfices à mettre de l’ordre dans et/ou sur votre bureau. Par exemple : gagner du temps en ne cherchant plus des documents, vous concentrer plus facilement, le soulagement d’abord puis la satisfaction d’être dans un environnement propre et agréable, cesser de passer de longues et pénibles heures à tout ranger alors que cela ne tiendra pas une journée …

    2. Le désordre, la conséquence d’actions inachevées

    Les actions inachevées sont de véritables fléaux et y sont pour beaucoup dans le désordre. Ce sont les notes et autres courriers obsolètes que vous avez négligé de jeter, ceux que vous classerez plus tard car vous avez une tâche plus urgente à accomplir, ceux que vous mettrez (plus tard aussi) dans une chemise quand vous en aurez une, les stylos qui ne fonctionnent plus qui sont pourtant retournés dans le pot à crayons (au mieux !), …

    Mon conseil : à chaque fois que vous avez un document en main ou avez effectué une tâche, demandez-vous si tout est bien à sa place. Sinon prenez les dispositions nécessaires et allez chercher ces fichues pochettes maintenant ! Triez et jetez les papiers inutiles, classez. Vous ressentirez un sentiment de grande satisfaction. Petite action, grands effets !

    3. Vous ne savez pas quoi faire des documents à archiver

    Très souvent aussi, vous avez bien l’intention de ranger un document. Mais comme il n’entre dans aucune case existante, vous le reposez sur votre bureau en attendant d’avoir une révélation. Puis il rejoint une pile par terre ou est relégué petit à petit au fond d’un tiroir.

    Mon conseil : demandez-vous si vous avez besoin de conserver ce document ou non, s’il existe un autre moyen d’y avoir accès, s’il peut être rangé avec d’autres documents de même nature que vous possédez déjà, … Si vous décidez de le garder, créez une chemise et intégrez-le dans votre classement. Vous serez ravie d’avoir pris cette décision héroïque la prochaine fois que vous en aurez besoin ou que d’autres documents viendront le rejoindre !

    4. Votre système de classement est compliqué et peu accessible

    Si vous devez aller chercher un escabeau à chaque fois que vous classez un document ou même si vous devez simplement vous levez, vous diminuez considérablement vos chances de ranger !

    Mon conseil : la bannette « à ranger/classer » est à proscrire. Installez plutôt vos systèmes de classement à portée de main ou à portée de fauteuil. Préférez un système simple, par ordre alphabétique par exemple et abandonnez l’idée d’imprimer une étiquette, à moins que vous ne possédiez une étiqueteuse. Abandonnez aussi l’idée d’utiliser les couleurs des chemises comme signe de classement, sauf si vous maîtrisez parfaitement le sujet.

    5. Vous avez peur d’oublier les tâches liées aux documents

    Vous laissez bien en évidence sous vos yeux ce document qui vous rappelle de vous occuper du dossier Richard. Il occupe votre esprit jusqu’au moment où un document tout aussi important vient se déposer par-dessus et le plonge dans l’oubli. Et adieu le dossier Richard !

    Mon conseil : ne vous servez pas des documents comme rappels d’action. Stockez-les dans une pochette sur laquelle vous aurez pris soin de noter le projet concerné. Si vous devez faire une action, notez-la plutôt sur votre to-do list.

    6. Vous n’avez pas le matériel de classement sous la main

    « Ah ! plus de chemises ! » Vous classerez donc plus tard (ou jamais) quand vous aurez récupéré les fournitures nécessaires. Et oui, cela paraît tout bête et pourtant ! Ce simple petit obstacle peut avoir de grandes et fâcheuses conséquences.

    Mon conseil : faites un stock tampon de chemises, pochettes et autres classeurs, à portée de main eux aussi ! Et comme pour le papier toilette, renouvelez la réserve lorsque vous prenez la dernière chemise. L’image n’est pas très agréable mais redoutablement efficace. Et vous éviterez ainsi au bureau, comme à la maison, le « y’a plus de papier »!

  • Gestion du temps : pourquoi et comment anticiper

    Gestion du temps : pourquoi et comment anticiper

    Anticiper est l’un des principes fondamentaux en matière de gestion du temps. Et si cela vous semble plus facile à dire qu’à faire, voici 10 bonnes raisons de s’y prendre d’avance et une méthode en 5 points.

    Vous vous êtes peut-être déjà retrouvée, seule, alors que tout le monde est déjà parti, à éditer vous-même 1000 courriers car votre assistante est justement en congés depuis hier soir. De plus, vous ne comprenez rien à l’imprimante et au papier à entête (mais dans quel sens faut-il donc le mettre ?!), sans compter le « y’a plus de papier », le « y’a plus de toner » (de Brest) ou le bourrage papier ! Puis, à faire la mise sous pli de ces fichus 1000 courriers, toujours toute seule, l’œil rivé sur la pendule pour pouvoir les emmener directement au centre de tri de la Poste, car il faut que ça parte ce soir ?! Et je ne parle même pas de la liste de diffusion et de l’impression des étiquettes !

    Mais franchement, ce n’est pas comme si vous ne saviez pas qu’il allait falloir l’envoyer, ce fichu courrier, depuis un mois ? Oui, oui, vous n’aviez pas le temps d’y regarder avant …

    Allez votre 2ème prénom sera désormais « Anticipation », je vous explique pourquoi et comment.

    Pourquoi anticiper fait gagner du temps

    Voici 10 bonnes raisons anti-procrastination :

    1. Éviter stress et fatigue inutiles

    Si je vous dis « courses de Noël le 24 décembre à 16h » ou « début de l’écriture du rapport de stage la veille de le rendre », je pense que vous aurez compris ! Si vous devez effectuer une tâche ou finaliser un projet à une date donnée, plus vous y prendrez d’avance, plus il sera aisé de les réaliser sans stress et fatigue dans le délai fixé, sans courir à travers la ville ou d’un étage à l’autre, et sans nuit blanche !

    2. Prioriser efficacement

    En identifiant rapidement les projets les plus importants et les tâches les plus stratégiques en amont, vous pourrez vous assurer que vos priorités soient traitées en premier. Vous vous acquitterez ainsi des actions les plus importantes en temps et en heure.

    3. Pouvoir déléguer dans de bonnes conditions

    Avec (un peu d’)anticipation, vous pourrez facilement déléguer une partie des tâches à des collègues plus à même que vous de les réaliser. Vous pourrez les prévenir suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent intégrer votre demande à leur plan de charge. Vous épargnerez ainsi un temps précieux que vous pourrez consacrer à autre chose.

    4. Être en capacité d’intégrer les imprévus

    Des contre-temps ou de (vrais) imprévus, il y en a toujours, qu’ils soient professionnels (demande urgente qui arrive, panne des serveurs ou de votre ordinateur, …) ou personnels (vous-même ou un enfant malade, panne de voiture, … ). Si vous avez enclenché les actions à mettre en place, vous éviterez la panique totale.

    5. Partir en congés comme prévu

    Vous aviez prévu de prendre un jour de congé avec vos enfants ou votre chéri ? Mais vous n’avez toujours pas ouvert le dossier à réaliser pour demain … je ne vous fais pas de dessin.

    6. Tenir compte des contraintes liées à la tâche

    Vous n’êtes pas toute seule et on ne vous attend pas ! Un délai pour demander un document, plusieurs jours d’attente pour rencontrer un interlocuteur … et vous voilà avec une semaine ou deux « dans la vue » !

    7. Préserver vos engagements personnels

    Vous éviterez de faire une croix sur votre activité du midi, votre repas ou de faire des heures supplémentaires.

    8. Produire un travail de meilleure qualité

    La qualité de votre travail sera bien meilleure si vous ne le bâclez pas faute de temps. Vous éviterez des erreurs dues à la précipitation.

    9. Respecter votre rythme

    Avec de l’avance, vous pourrez vous permettre de choisir le jour et la plage horaire la plus favorable pour vous, en tenant compte de vos autres échéances et de vos niveaux d’énergie dans la journée. Vous gagnerez à la fois en temps et en qualité.

    10. Eviter de devenir la bête noire de votre entreprise

    Le costume de la personne « toujours à la bourre » ne vous va pas si bien !

    Alors convaincue de l’intérêt d’anticiper et de ne pas procrastiner ? Voyons maintenant comment faire.

    Comment anticiper

    1. Décortiquer les demandes

    N’attendez pas pour voir quelles sont les implications des demandes qui vous sont adressées. Traiter les demandes à leur arrivée : mails, courriers, demandes directes, … Cela ne veut pas dire faire dans la seconde, mais identifier les ressources nécessaires pour sa réalisation dans de bonnes conditions. Posez-vous les questions suivantes : quels sont les interlocuteurs/personnes ressources que je dois contacter et quelles sont leurs contraintes de temps, quelle est l’échéance, combien de temps cette ou ces tâches vont demander (attention, il est très fréquent de sous-estimer cette durée), quels sont les documents utiles et comment les obtenir, la tâche est-elle délégable totalement ou en partie … Cette liste n’est pas exhaustive. Adaptez-là en fonction des contraintes liées à votre job.

    2. Agir sans tarder

    Effectuez toutes les tâches ou les demandes de moins de 5 minutes dans la foulée : préparer le dossier (créer une chemise), imprimer le mail ou les documents joints au besoin (pendant que vous savez où ils sont !), envoyer un message pour fixer un rendez-vous, transmettre les éléments pour la délégation ou prévenir votre collègue que vous aurez besoin de lui et que vous lui transmettrez les informations à telle date. Si tout cela prend trop de temps : bloquez un créneau dans votre agenda très rapidement dans les jours qui suivent.

    3. Planifier

    • Notez dans votre agenda les plages nécessaires à la réalisation de l’action ou des actions, en tenant compte des délais, de la durée, des réponses de vos interlocuteurs, …
    • Programmez des rappels sur votre téléphone ou dans votre agenda aux dates concernées pour relancer vos collègues, vous assurer que les tâches déléguées sont bien en cours et seront livrées en temps et en heure elles aussi.
    • Ajustez au besoin vos échéances, en fonction des nouvelles données ou des nouveaux projets.

    4. Systématiser les tâches récurrentes

    Pour les tâches qui reviennent régulièrement, mettez en place une routine des actions à effectuer avec un planning et diffusez-le aux personnes concernées. Adieu les « ah bah j’ savais pas »!

    5. Ne pas rester seule

    Ça ne va pas passer ? N’attendez pas la dernière minute pour demander de l’aide. Faites-en part à votre manager. C’est son rôle, il pourra vous aider à identifier l’urgent et l’important si vous êtes bloquée.

    Anticiper vous apportera un tel confort que vous ne pourrez plus travailler autrement !

  • 10 astuces pour gérer les mails facilement

    10 astuces pour gérer les mails facilement

    Garder sa boîte de réception vide (ou presque) et retrouver en une fraction de seconde un message relèvent pour beaucoup du tour de force. Pourtant il est tout à fait possible de venir à bout des messageries les plus rebelles. Voici 10 astuces pour gérer vos courriels facilement et rapidement.

    1. Utiliser les filtres

    Les filtres sont une fonctionnalité très intéressante pour aiguiller les mails dès leur arrivée. Vous allez d’abord créer des dossiers, puis définir des règles prenant en compte un ou plusieurs critères. Cela peut être l’expéditeur, le sujet/objet ou même des mots employés dans le corps de texte du message. Par exemple, vous créez un dossier « A lire » et y router toutes les newsletters que vous recevez en filtrant l’expéditeur. Certaines messageries permettent d’appliquer le filtre sur la boîte de réception, permettant de la purger automatiquement à la création du filtre.

    Prenez le temps de créer vos filtres, vous gagnerez un temps précieux par la suite. Votre boîte de réception sera moins chargée et son traitement grandement facilité. Bien-sûr, il est nécessaire de consulter et vider régulièrement ces dossiers filtrés. Notez pour se faire des plages dans votre agenda. Ne les multiplier pas non plus. Pour vous familiariser avec cette nouvelle organisation et vous habituer à consulter les dossiers filtrés, partez sur un ou deux filtres.

    2. Créer des dossiers par contexte

    La plupart des personnes créent des dossiers dans leur messagerie par projet. Par exemple, celles-ci regroupent tous les messages reçus de M. Richard dans un dossier « Richard ». Se mélangent alors les mails nécessitant une réponse ou une action, ceux qui doivent être conservés le temps du projet et ceux qui doivent être archivés à plus long terme. Il est alors plus efficace de créer des dossiers par contexte, c’est-à-dire selon le type de tâche que le mail implique. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers comme « réponse mail à faire », « appels téléphoniques », « recherche internet », « réclamation clients à traiter », « mises en ligne sur le site web », etc. Vous aurez ainsi sous les yeux tous les mails nécessitant une même action. Au plus simple et pour vous familiariser avec cette méthode, créez un dossier « à-faire » et un dossier « en-attente ». Le premier regroupera les mails qui requièrent une action de votre part. Une fois ces actions réalisées, trois options se présentent :

    • jeter le mail,
    • transférer le message dans le dossier « en-attente » si vous attendez une réponse ou une action de la part d’une autre personne,
    • archiver le message dans le dossier projet concerné (vous avez le droit d’avoir ces dossiers projets quand même !). Vous n’oublierez pas de le purger une fois le projet terminé.

    Attention à ne pas multiplier les dossiers, au risque de vous y perdre et, là encore, à les consulter quotidiennement.

    3. Utiliser les étiquettes

    Certaines messageries permettent d’associer aux courriels une ou plusieurs catégories, étiquettes ou libellés (dans Gmail). Ces étiquettes peuvent faire référence à un projet ou à un contexte : « à lire  » , « en attente  » , « à faire lundi  » , « réponse par mail  » , « téléphone, « à voir avec Antoine  » … Vous pourrez ainsi trier vos messages selon ces caractéristiques communes et regrouper les actions similaires. C’est un bon complément à l’utilisation des dossiers par contexte (voir point n°2) et pour éviter de multiplier ceux-ci. A vous de mettre en place l’organisation qui vous convient. N’hésitez pas à tester et à ajuster.

    4. Utiliser la recherche

    On utilise le plus souvent la fonction recherche lorsque que l’on a écumé pendant plusieurs minutes, sans succès, sa messagerie à la recherche d’un mail perdu. Mais vous pouvez aussi utiliser la recherche de manière habituelle pour accéder plus rapidement à un message (sans vous torturer pour vous rappeler où vous l’avez classé) ! Cela fonctionne bien pour rechercher un expéditeur.

    5. Utiliser les nombres et/ou les caractères spéciaux

    Pour positionner en début de liste les dossiers auxquels vous souhaitez accéder rapidement, vous pouvez utiliser des caractères spéciaux. Par exemple : @a-lire, @en-attente. Vous pouvez aussi les numéroter si l’ordre alphabétique ne convient pas. Par exemple : 1-devis, 2-bon à facturer, 3-factures.

    6. Eviter d’envoyer des mails

    Ne pas envoyer de mails est sans aucun doute le meilleur moyen de ne pas en recevoir en retour ! Dit comme cela, ça paraît à la fois simpliste et compliqué car le mail est tellement ancré dans nos habitudes qu’il est devenu un automatisme. Avant d’envoyer un message, demandez-vous si c’est le meilleur moyen de contacter votre interlocuteur et d’obtenir la réponse souhaitée. Vous pouvez peut-être simplement aller voir votre voisin de bureau pour lui poser votre question, passer un coup de fil ou envoyer un SMS. Attention à ne pas dévier abusivement vers des messageries instantanées. Si elles ont tout leur intérêt, vous pouvez aussi vous laisser vite déborder par les notifications. Le ton plus léger utilisé incite aussi à y passer plus de temps en engageant des conservations informelles.

    7. Gérer les mails envoyés

    Trier les envoyés est particulièrement pénible. Ils sont souvent laissés à l’abandon et occupent de la place inutilement sur les serveurs. Et lorsque vous recherchez un message pour une preuve d’envoi, c’est la galère ! Sauf si vous avez pris soin de classer votre message dans un dossier dès que vous l’avez envoyé. Il est inutile de tout classer, seulement ceux que vous devez impérativement conserver. Pour ma part, je laisse les autres mails dans les envoyés et je garde un historique de trois mois. Je supprime les mails de plus de 3 mois sans les passer en revue.

    8. Vous désabonner des lettres infos « au cas où »

    Vous hésitez encore à vous désabonner de ces lettres infos que vous ne lisez jamais mais qui pourraient vous servir ? Il est temps de décider de leur sort : soit vous les lisez effectivement soit vous vous désabonnez. Vous pouvez conserver éventuellement un exemplaire dans un dossier, afin de garder une trace de cette lettre à laquelle vous pourrez vous réabonner au besoin plus tard.

    9. Supprimer les mails « merci » et « ok » tout de suite après la lecture

    Vous avez quelques réticences à envoyer à la corbeille un mail que vous venez juste de recevoir ? Pas d’état d’âme ! Jetez tout ce qui ne servira pas. Le paysage va s’éclaircir très rapidement !

    10. Actualiser vos dossiers en permanence

    Il est inutile de garder un dossier qui ne sert plus, idem pour les étiquettes ou les filtres. Créez-les en fonction de vos besoins. Votre système de classement et d’archivage ne doit pas être figé dans le temps. Bien au contraire, ne pas le faire évoluer va paralyser votre système. Tester, ajuster, modifier. Au début, vous modifierez souvent vos critères. Mais en éliminant les fausses bonnes idées, vous affinerez progressivement vos outils pour trouver l’organisation qui vous convient le mieux tout en la faisant évoluer.

    Avant de vous attaquer à une gestion avancée de vos messages, procédez à un grand vide. Je vous livre une méthode dans cet article : 5 étapes pour reprendre le contrôle de votre boîte mail.

  • Rentrée : 6 conseils pour un retour de congés zen

    Rentrée : 6 conseils pour un retour de congés zen

    Vacances, j’oublie tout ! Après plusieurs semaines de congés, vous redoutez le retour à la dure réalité du travail et de voir disparaître instantanément tous les bienfaits de vos vacances ? Alors, voici 6 conseils pour un retour de vacances zen.

    1. Arrêter d’opposer travail et vacances

    Après deux, trois ou même quatre semaines de congés, le temps de retourner au travail est imminent. D’ailleurs, votre famille ou vos amis vous lancent un « quand reprends-tu le travail ? », assorti d’une espèce de grimace de souffrance qui vous projette immédiatement dans un futur proche aux allures de camp de prisonniers. Cette simple question finit de transformer votre « pas trop envie d’y retourner » en soupirs résignés voire en angoisse.

    Pas de panique ! Il est naturel que ce changement de rythme ne vous réjouisse pas. Mais opposer travail et congés accentuera votre stress. Trouvez plutôt les intérêts à retourner au travail. Si si, il y en a forcément : revoir vos amies, reprendre votre activité physique ou de loisir préférée, retrouver une garde-robe un peu plus classe que le short et les tongues, ne plus être tentée par les glaces au contact de vos enfants, faire du shopping pendant votre pause déjeuner, retrouver ou démarrer ce projet qui vous tient cœur, … Allez, c’est à vous : listez par écrit au moins dix avantages à retirer au bureau … mais oui vous allez y arriver !

    2. Ne pas revenir un lundi

    Qui a dit que vous deviez revenir un lundi ? Si cela est possible, revenez au travail un autre jour. La semaine sera moins longue et vous prendrez plus facilement le temps de remettre la machine en route. Vous pouvez de même partir en congés en milieu de semaine.

    3. Reprendre vos marques avant votre rentrée

    Le réveil et la montre vont reprendre du service ! Voici trois bonnes pratiques pour reprendre le rythme :

    • Dînez de bonne heure avec un repas léger et couchez-vous avant 23 h, au moins les deux jours qui précèdent votre retour au bureau. En effet, pendant les vacances et avec les jours plus longs, les heures du dîner, du coucher et du lever se sont sûrement décalées.
    • Prévoyez et préparez les repas du soir pour une rentrée en douceur. Profitez de cet élan pour faire de cette pratique une bonne habitude.
    • Consultez votre agenda quelques jours avant la reprise pour vous remémorer les rendez-vous, réunions ou déplacements de la semaine. Vous éviterez ainsi de mauvaises surprises. Vous aurez pris soin de ne rien prévoir le jour de votre retour qui doit être consacré à … votre reprise !

    4. Consacrer votre premier jour de travail à vous organiser

    Par où commencer à votre retour ? Par un balayage complet de vos boîtes de réception mail et papier, de vos dossiers ainsi que des listes de tâches établies avant votre départ. Par exemple :

    • Videz votre boîte mail. Consultez mes conseils pour purger votre messagerie et repartir du bon pied.
    • Rangez votre bureau. Si vous avez mis de l’ordre dans vos dossiers et rangé votre bureau avant votre départ, c’est parfait ! Mais si vous avez tout (ou presque) laissé en plan en partant après avoir réussi l’exploit, dans un état demi-hypnotique, de boucler les urgences avant de partir, ne paniquez pas pour autant ! Rassemblez tout ce qui traîne sur votre bureau et triez, jetez, classez.
    • Parcourrez vos dossiers et notez toutes les tâches que vous identifiez.
    • Reprenez vos listes de tâches et pointer les 3 actions prioritaires à effectuer le lendemain. Vous repartirez au clair sur vos impératifs et attaquerez la journée suivante sur de bonnes bases.

    5. Prévoir une vraie pause déjeuner

    Vous avez certainement été active pendant vos vacances et vous retrouver assise à un bureau toute la journée pourra vous paraître pénible. Programmez une petite marche digestive sur le temps du midi pour vous dégourdir les jambes et vous oxygéner. C’est encore une autre bonne habitude à conserver !

    6. Quitter à l’heure

    Ne vous infligez pas d’heures supplémentaires. Il est peu probable qu’elles soient absolument indispensables. Si vous n’avez pas terminé votre tri, le traitement des mails ou du courrier, vous commencerez par cela le lendemain. Et avant de partir, rangez votre bureau et félicitez-vous pour cette journée menée dans le calme et l’efficacité !

  • 6 façons d’alléger votre charge de travail

    6 façons d’alléger votre charge de travail

    Vous croulez sous les dossiers et avez du boulot pour deux. Mais avez-vous déjà effectué un état des lieux de vos tâches et projets afin d’identifier sur quoi gagner du temps ? Voici 6 façons simples et efficaces d’alléger votre charge de travail.

    1. Éliminer toutes les tâches ou projets qui ne servent à rien

    Vous passez deux heures par semaine à rédiger une note que personne ne consulte jamais parce que « l’on a toujours fait ça dans cette entreprise » ou juste « au cas où » ? C’est peut-être le moment d’arrêter ! Pour identifier ces tâches et projets obsolètes, demandez-vous simplement qu’elle est leur raison d’être : à quoi servent-ils, qui en a besoin, quel est le résultat attendu pour quel objectif ? Vous pouvez aussi proposer une alternative moins chronophage. Votre patron appréciera sûrement cette prise d’initiative si vous lui prouver l’intérêt de faire autrement : gain de temps pour monter en puissance sur d’autres dossiers plus stratégiques pour l’entreprise, nouvelle motivation pour les collaborateurs, meilleure réponse aux clients, image d’innovation, … Et vous n’êtes pas obligée de dire que c’est aussi pour vous 😉.

    2. Diminuer la cadence

    Si vous effectuez une action récurrente, demandez-vous si le rythme est bon. Vous pourriez peut-être passer de quatre à trois par an, de deux par mois à un seul, etc. Là encore, il s’agit de cerner quoi, pourquoi, pour qui, dans quel objectif … et de démontrer les intérêts pour votre entreprise de redimensionner ces projets.

    3. Stop à la sur-qualité

    Vous passez un temps considérable à peaufiner la mise en page de vos rapports, à chercher LA photo d’illustration qui vous plaît, à faire moulte graphiques pour votre synthèse des ventes mensuelle … Êtes-vous sûre que le temps passé pour aller chercher cette qualité supérieure est réellement valorisé ? Selon la loi de Pareto, 80% des résultats sont générés par seulement 20% du travail. Pour vous aider à viser le juste résultat attendu, vous pouvez vous donner un temps limité pour effectuer votre projet. Vous irez naturellement vers l’essentiel et éliminerez le superflu plus facilement.

    4. Structurer les tâches et capitaliser

    Pour alléger votre charge de travail et votre stress, il est indispensable de vous faciliter la tâche au maximum. Capitalisez par la mise en place de check-lists, grilles de saisie, outils de suivi et autres procédures. Pour ne pas passer des heures à les conceptualiser, créez-les lorsque vous en avez besoin. Vous les actualiserez et les améliorerez au fil du temps. Que ce soit pour des actions hebdomadaires ou annuelles, vous serez ravie de repartir de cette base qui vous fera gagner un temps précieux. Le mise en place d’outils permet aussi à un collègue de prendre votre relai plus facilement si vous êtes absente. Vous pouvez utiliser une bonne vieille liste papier ou Excel, ou encore des outils comme Trello ou les cartes mentales (pour ma part j’utilise X-mind).

    5. Rester dans son domaine de responsabilité

    Il peut arriver que vous receviez une demande qui n’est pas de votre ressort. Si vous n’êtes pas compétente pour traiter le sujet ou qu’il ne rentre pas dans le champ de votre responsabilité, transmettez à qui de droit. Il peut s’agir d’un collègue comme de votre patron! Orientez alors directement votre interlocuteur sur la personne compétente. Si cette demande intervient dans la cadre d’un projet que vous suivez, vous pouvez solliciter l’appui d’un collègue. Précisez-lui alors votre demande, convenez d’un délai et relancez-le au besoin.

    6. Déléguer

    Si cela est possible, vous pouvez déléguer sans difficulté les tâches non urgentes et non stratégiques pour vous. Pour réussir votre délégation, vous veillerez à :

    • Définir précisément le travail à faire. Si vous avez mis des procédures en place (voir le point 4), il vous sera plus facile d’identifier les étapes délégables.
    • Accompagner le délégataire. Expliquez-lui précisément ce que vous attendez de lui et le cadre : objectifs, livrables, procédures à respecter, délais, moyens mis à sa disposition, temps nécessaire, modalités du reporting …
    • Rester disponible pour répondre à ses questions.
    • Indiquer l’intérêt et la contre-partie pour motiver votre collègue. Si celui-ci a juste l’impression que vous lui « refilez le bébé », il ne sera pas très enthousiaste !
    • Anticiper : je ne détaille pas !
    • Laissez une marge de manœuvre au délégataire : acceptez que la personne ne fasse pas tout à fait comme vous l’auriez fait. C’est le résultat qui compte !

    C’est maintenant à vous ! Ne cherchez pas à tout mettre en place en même temps. Choisissez ce qui vous paraît le plus simple à mettre en œuvre pour commencer. Et surtout menez-le jusqu’au bout. Vous pouvez partager vos progrès ou vos astuces avec la communauté en commentaire.

  • Les 5 secrets qui rendent ultra-productif

    Les 5 secrets qui rendent ultra-productif

    Vous aimeriez exécuter plus de tâches en moins de temps et bien-sûr sans stress ? Je vous livre ici le top 5 des meilleures stratégies pour gagner du temps et optimiser vos journées. Vous pourrez ainsi récupérer plusieurs heures par semaine et alléger votre charge mentale.

    Secret n°1 : accepter l’environnement en perpétuel mouvement

    La donne change sans cesse : les demandes (vraiment) urgentes de votre patron ou d’un client, votre fils ou votre fille qui est malade, votre ordinateur qui tombe en panne, … Si vous ficelez trop bien votre planning, bien décidée à ne pas y déroger, vous allez vite vous sentir frustrée, agacée de ces changements incessants et surtout dépassée par les événements.

    J’ai une mauvaise nouvelle : cela ne va pas aller en s’améliorant ! Le mieux est donc d’en prendre votre parti et d’accepter de faire avec : une femme avertie en vaut deux (et un agent double averti en vaut quatre – oui, je sais, ça n’a rien à voir … quoique).

    Mais j’ai aussi une bonne nouvelle : vous pouvez apprendre à garder le contrôle. Pour cela, il vous faut avoir la vision la plus complète possible de vos tâches et engagements, puis les prioriser selon leur urgence et leur importance. Vous serez alors à même de choisir en conscience ce que vous devez faire.

    Secret n°2 : négocier son emploi du temps

    Si je vous dis de maîtriser votre emploi du temps, vous allez sûrement me répondre : « Mais bien-sûr je n’y avais jamais pensé ! Ce n’est pas comme si je n’avais pas de chef ou de client qui déboule sans prévenir avec sa demande pour hier ! ».

    Mais vous n’êtes pas non plus obligée de tout accepter. Vous avez ainsi le droit – et même le devoir – de renégocier en permanence vos engagements avec vous-même ou avec d’autres, de manière à vous adapter aux changements qui surviennent. Et plutôt que de passer pour la girouette qui dit oui à tout, vous renverrez au contraire l’image de quelqu’un « qui maîtrise » et qui sait trancher.

    Par exemple :

    • Proposez un rendez-vous à votre collègue lorsqu’il fait irruption dans votre bureau à un moment qui ne vous convient pas.
    • Pas de présentéisme : excusez-vous pour cette réunion où vous n’avez pas de réelle valeur ajoutée, tout en proposant au besoin d’apporter votre regard sur l’organisation ou les conclusions de cette réunion.
    • Vous avez fixé une rencontre qui peut attendre avec un fournisseur, mais devez faire face à un imprévu ou à une surcharge de travail : demandez-lui de reporter – il vous dira rarement non ! Faites de même pour une réunion. Vous serez surprise de constater que finalement cela arrange parfois tout le monde.

    Secret n°3 : prendre le lead dans les projets

    Prenez le leadership pour faire avancer les projets. Ne vous laissez pas balloter par des réunions sans objectif et qui n’aboutissent pas à des actions concrètes, avec un délai et confiées clairement à quelqu’un (qui n’est pas forcément vous). Sinon, vous pourrez passer des heures en réunion ou à vous échiner seule sur des questions sur lesquelles vous n’êtes pas compétente.

    Prendre la main, c’est aussi clarifier le résultat que vous attendez pour formuler des demandes précises. Si vous arrivez avec des demandes floues et mal calibrées du genre « appel au peuple » ou un vague « ce serait cool que tu t’occupes de ça », vous allez attirer des réponses comme « c’est pas possible, ça va être compliqué, je n’ai pas le temps maintenant, y’a pas urgence … ». Toutes les échappatoires seront bonnes pour votre interlocuteur pour éviter ce qui est pour lui un imprévu ou qui lui semble chronophage. Vous devez au contraire présenter une demande précise (quoi, quand, combien …) et la rendre acceptable. Jouez soit sur la quantité de travail, soit sur le délai, soit les deux. Rassurez et montrez les bénéfices immédiats ou à court terme pour votre interlocuteur. Vous gagnerez alors un temps précieux.

    Secret n°4 : ne pas avoir peur de l’échec

    Vous n’êtes pas Madame Parfaite (désolée, une autre mauvaise nouvelle …). Si vous avez peur de mal faire ou de rater un projet, vous allez passer beaucoup de temps à chercher le meilleur moyen et à hésiter, pour finir par faire dans l’urgence. Alors, jetez-vous à l’eau ! Il ne s’agit pas prendre des risques inconsidérés mais de passer à l’action rapidement, de tester et d’apprendre de ses erreurs. Ce qui est important, c’est de ne pas les reproduire et de chercher comment faire mieux la prochaine fois. Vous serez ainsi dans une spirale de progrès vertueuse qui vous donnera aussi davantage confiance en vous. Alors foncez !

    Secret n°5 : planifier les priorités

    Planifier vos priorités signifie les prévoir dans votre emploi du temps. Si vous devez par exemple :

    • finaliser un dossier qui vous demandera trois jours de travail pour une date donnée,
    • honorer un engagement auprès d’un client,
    • remettre un rapport à votre patron,
    • prévoir l’ordre du jour et envoyer des invitations pour une réunion pour la semaine suivante,

    vous devez impérativement bloquer des plages de travail dans votre agenda.

    Consulter votre agenda est votre première action de la journée. Il est fait pour vous rappeler vos engagements et impondérables avec d’autres ou avec vous-même. Prenez ainsi le réflexe « agenda » lorsque l’on vous demande quelque chose. Même si votre interlocuteur a la courtoisie de ne pas lire les entrées de votre agenda ou si votre planning est « public » sur le réseau d’entreprise, vos collègues verront que vous n’êtes pas disponible. Si la tâche n’est pas notée dans votre agenda, vous aurez aussi plus de difficulté à lui garder un créneau attribué.

    Mais ne tombez pas dans l’excès inverse : ne notez pas toutes vos tâches dans votre agenda. Tout deviendrait prioritaire à vos yeux et ne sauriez plus ce qui est réellement important et/ou urgent (vous pouvez lire à ce sujet mon article sur les erreurs à éviter).

  • 8 erreurs qui minent votre productivité

    8 erreurs qui minent votre productivité

    Voici les 8 erreurs les plus fréquentes qui vous empêchent d’être plus productive.

    1. Remettre à plus tard les tâches courtes

    Lister ses projets, ses tâches et actions concrètes est une très bonne habitude. Mais si vous vous limitez à lister sans agir, ces mêmes listes vont devenir votre hantise et ne vous feront pas avancer. Pire, elles risquent de vous plonger dans le désarroi du « par où commencer ? ». Une (autre) bonne habitude est donc de passer à l’action très vite pour évacuer les tâches courtes.

    Si répondre à un mail, déléguer une tâche et classer un document ne prennent que deux ou trois minutes, traitez sans attendre. Car cela présente en effet plusieurs intérêts :

    • Vous gagnez du temps car vous remettre dans le sujet plus tard vous prendra davantage de temps que de l’effectuer dans l’instant.
    • En agissant immédiatement, vous libérez votre esprit et évitez d’engorger vos listes en réalisant de nombreuses actions de moins de 2 minutes.
    • Vous pourrez anticiper et contribuer à fluidifier votre travail et celui de vos collègues, collaborateurs ou prestataires. Pourquoi attendre 5 jours pour confirmer ou non votre présence à une réunion alors que vous connaissez déjà la réponse ?
    • En passant à l’action, vous vous mettez en condition pour aborder d’autres dossiers plus longs.

    2. Se focaliser sur le problème

    Ruminer vos difficultés ne vous avancera guère ! Vous ne ferez qu’accroître votre anxiété. Arrêtez donc de vous concentrer sur le problème et cherchez des solutions. Votre cerveau est fait pour cela !

    Identifiez le résultat que vous voulez atteindre, posez clairement le problème à résoudre et posez-vous cette question : « comment est-ce que je peux faire pour … ». Laissez venir toutes les idées, vous trierez ce qui est possible et choisirez la solution la plus adaptée.

    3. Mélanger tâches, rendez-vous et échéances dans votre agenda

    Vous notez tout sur votre agenda : vos rendez-vous bien-sûr, mais aussi tout ce que prévoyez de faire dans votre journée. Or vous avez forcément des imprévus et nous avons tous une tendance naturelle à sous-estimer le temps à consacrer à une tâche. Résultat : vous passez votre temps à déplacer au lendemain les entrées non réalisées avec une insatisfaction et un sentiment d’impuissance à la clé.

    Votre agenda ne doit servir qu’à noter vos rendez-vous et des rappels d’échéance, par exemple la date limite pour rendre un dossier ou rappeler un client. Vous ne consignerez donc seulement que ce qui doit être fait à une date donnée ou à un jour et une heure donnée. Toutes les autres tâches seront identifiées sur des listes à part que vous garderez à portée de main.

    4. S’impliquer à en perdre le sommeil

    Nuits blanches et idées noires. Voilà votre quotidien lorsque vous avez des dossiers par-dessus la tête, un problème avec un client, un dossier sur lequel vous êtes bloquée, … Vous vous sentez dans l’impasse, vous ressassez vos difficultés … Le petit vélo dans votre tête se met en route et si vous avez le malheur de vous réveiller dans la nuit, il vous est impossible de vous rendormir. La fatigue s’accumule et votre productivité s’en ressent, vous êtes en plus en plus irritable. Bref le cercle vicieux.

    Si vous n’arrivez pas à vous rendormir, levez-vous ! Prenez papier et crayon et notez ce qui vous tourmente. Ecrivez les conséquences de cette situation qui vous viennent à l’esprit, notez vos peurs : je vais être virée, tout le monde va se moquer de moi, je ne pourrai pas partir en congés comme prévu, je vais me faire remonter les bretelles par mon chef, je vais perdre le client, mon mari va me quitter … Puis évaluez les risques réels : est-ce que vraiment vous risquez d’être licenciée ou de voir votre mari faire ses valises ? Notez ensuite les solutions concrètes et réalistes (elles aussi) qui vous viennent à l’esprit : je prends rendez-vous demain avec mon manager pour lui demander son avis ou son soutien, je renégocie avec mon client un délai pour son dossier, je me rends chez mon prestataire pour parler de vive voix de notre différend, … Et si le sommeil revient, recouchez-vous sans tarder.

    5. Repousser une tâche que vous n’avez pas envie de faire

    Votre devez appeler un fournisseur pour négocier sa prestation. Mais la négociation et vous, cela fait deux (du moins c’est ce que vous pensez) ! Du coup, vous vous dites que ce n’est pas la bonne heure et que vous ne vous sentez pas au mieux de votre forme pour ce genre de rendez-vous. Et puis finalement, vous refermez ce dossier pour vous adonner à votre activité préférée pendant de longues heures, repoussant l’échéance de la tâche tant redoutée. Qui n’a jamais connu de telles situations qui ont des répercussions à la fois sur votre stress et votre efficacité ? En effet, « ce truc » que vous n’avez pas envie de faire va occuper tout votre esprit en toile de fond. Mais je suis pourtant certaine que cela vous est déjà arrivé de finir par passer ce fichu coup de téléphone et de sauter de joie en raccrochant parce qu’en fait tout s’est bien passé. Alors arrêtez de vous torturer, faites-vous confiance, demandez quelques conseils à un collègue au besoin et lancez-vous ! Le soulagement sera immédiat et vous serez même fière de vous. Alors commencez votre journée par vous débarrasser de ces tâches pénibles et selon l’expression consacrée « avalez le crapaud » !

    6. Multiplier différents systèmes de classement

    Les lieux de classements sont nombreux et souvent nécessaires : sur l’ordinateur, dans votre messagerie mais aussi le classement papier sur votre bureau, dans vos tiroirs et armoires. Du coup vous passez votre temps à rechercher mails et documents.

    Pour vous y retrouver rapidement, conservez la même logique de classement en organisant dossiers et sous-dossiers de la même façon. Vous pouvez aussi numéroter vos dossiers si vous n’optez pas pour un classement alphabétique.

    7. Foncer dans l’action tête baissée

    Ce matin, vous êtes à bloc, pas de temps à perdre ! Et vous vous jetez dans la réalisation de votre projet. Vous débarquez, fière de vous, dans le bureau de votre collègue, lui déposer le dossier sous les yeux. Il vous regarde, vous demande ce que c’est et avec un air gêné vous dit que ce n’était pas la commande ! Avoir une belle énergie, c’est bien. Mais il faut aussi utiliser vos ressources de façon appropriée. Avant de vous attaquer à un projet, demandez-vous quel est le résultat attendu : que voulez-vous obtenir ? Clarifiez et reformulez la demande : qu’attendez-vous de moi, si j’ai bien compris, … Cela vous évitera aussi de faire de la sur-qualité et de passer du temps pour obtenir un résultat qui ne vous est pas demandé.

    8. Activer les notifications

    Réseaux sociaux en tout genre, SMS, messages vocaux, mails… si vous vous laissez faire, vous serez dérangée plusieurs fois par heure par toutes ces notifications. Ces coupures intempestives vont vous faire perdre le fil de vos idées. Vous passerez alors plus de temps que prévu, sans compter que vous allez remplir votre esprit de nouvelles demandes que vous ne traiterez pas de suite. Coupez tout ! Isolez-vous pour vous concentrer sur « la chose à faire » et programmez les moments où vous consulterez votre téléphone. Si vous êtes accro, faites-en une récompense quand vous atteignez votre objectif !

    Vous vous êtes reconnue dans l’une ou l’autre de ces pratiques ? Partagez vos astuces et vos questions en commentaire.