Vous percevez peut-être l’organisation comme quelque chose de militaire et de rigide, ne laissant la place ni à vos émotions et ni à vos ressentis. C’est pourtant tout l’inverse. Vous ne serez efficace et organisée sans stress que si vous êtes à l’écoute de vos besoins.
« Marche ou crève ! » Ce n’est vraiment pas à ma conception de l’organisation. Et je peux vous affirmer que pour être efficace, vous devez être attentive à vous-même d’abord. Ce n’est pas non plus une question d’égoïsme.
L’efficacité et l’organisation ne sont pas un but en soi
Vous organiser n’est pas un objectif à part entière.
C’est un moyen de vivre une vie apaisée, remplie de ce que vous aimez faire. C’est aussi un moyen de rendre plus digeste ce que vous aimez moins !
Et pour cela, il est important, primordial même, d’écouter votre ressenti et vos émotions.
Les émotions vous transmettent un message. En soi, il n’est ni bon ni mauvais. Il vous indique seulement que quelque chose se passe en vous, qui vous plaît ou qui vous alerte.
Vous vous sentez fatiguée ? Il est temps de faire une pause ou de changer d’activité.
Vous vous sentez au bord de la panique car vous voyez que vous ne tiendrez pas les délais ? Inutile de continuer à pédaler. Posez-vous quelques minutes pour réévaluer la situation : faites un point sur les résultats attendus, négociez une rallonge de temps, demandez de l’aide, prenez l’air, …
Vous ne supportez plus vos enfants qui roulent des yeux devant leur assiette de petits pois ? Non vous n’êtes pas une mauvaise mère. Oui vous les aimez ! Tant pis, ce soir ce sera jambon-coquillettes et Danette en dessert. Vous avez besoin de vous simplifier la vie.
Si vous persistez, vous allez vous enfoncer. Donc stop ! Voici deux questions à vous poser.
1ère question : qu’est-ce que je ressens à cet instant ?
Mettez des mots sur ce que vous ressentez : de la joie, de l’apaisement, de l’anxiété, de la peur, de la colère, ..
Ressentez aussi physiquement ce qui se passe dans votre corps : gorge nouée, mal au dos, mal au ventre, muscles détendus au contractés, froid, chaleur …
Cela vous aidera à reconnaître ces émotions et à comprendre que ce n’est pas « dans la tête » ! On combat mieux un ennemi que l’on connaît. Et en ressentant les émotions positives, vous apprendrez à vouloir les reproduire.
2ème question : de quoi ai-je besoin ?
Cette question est simple mais très efficace. Vous allez penser concrètement comment vous pouvez faire pour vous sentir mieux. Par exemple :
avez-vous besoin de l’aide de quelqu’un, pour faire quoi ?
avez-vous besoin de temps : combien, comment le trouver (diminuer la charge, déléguer, reporter …)
Ne bloquez donc pas vos ressentis, écoutez au contraire ce qu’ils veulent vous dire. Petit à petit, vous allez trouver et mettre en place des solutions pour éviter les situations déplaisantes. Vous allez tout simplement vous organiser !
Vous travaillez chez vous ou vous télétravaillez plus souvent ? Les distractions peuvent être nombreuses et un brin sournoises. Ou au contraire, vous enchaînez 12h de travail, l’entretien de la maison, les repas et, eh oui au fait, les enfants à aller chercher à l’école … Mélanie Rouan, experte auprès des femmes qui veulent profiter pleinement de la relation avec leurs enfants, nous donne ses conseils pour concilier télétravail et vie de famille.
Quand on travaille à la maison, comment faire pour résister à l’appel de la machine à laver ou éviter de ne faire plus qu’un avec le tabouret de la cuisine transformée en bureau de fortune ?
1. Structurer sa journée en blocs de temps pro et perso
Même à la maison en télétravail, il est important de distinguer le temps de travail et le temps privé comme si on était au bureau.
Si on rentre à la maison après avoir emmené les enfants à l’école par exemple, il est important de se mettre directement au travail dès son retour et de ne plus s’occuper des tâches personnelles et ménagères.
Ces blocs de temps dédiés au travail sont très importants pour
préserver sa vie personnelle, sa vie de famille et ses relations avec ses enfants ou son partenaire,
éviter d’être obligée de travailler très tard le soir pour « rattraper », source de fatigue si cela devient récurrent.
Les bonnes pratiques pour rester focus sur les plages de travail
Ne pas prendre de rendez-vous personnels ,
Couper les distractions : appels téléphoniques perso, notifications …,
Ne pas faire de tâches ménagères,
Utiliser des alarmes pour délimiter les blocs de temps.
2. Planifier sa journée
Pour garder le focus sur son travail, il est important de planifier son travail.
Pour cela, il faut :
Identifier les objectifs de la semaine,
Déterminer les tâches à réaliser dans la journée,
Définir le temps nécessaire pour chaque action.
Il est important de noter ses tâches à l’aide d’un outil numérique ou simplement sur papier. En effet, avoir sa planification sous les yeux permet de s’y tenir plus facilement.
3. Garder le contact avec l’extérieur
Il est important de garder un contact extérieur pour se motiver et éviter de se sentir seule:
Travaillez en binôme,
Engagez-vous à rendre un travail à une date donnée et prenez rendez-vous avec la personne concernée pour le rendu,
Prévoyez des pauses commune via visio ou téléphone.
4. Continuer à faire des pauses et à prendre des temps pour vous
Il est important à la maison de continuer à faire des pauses pour maintenir votre niveau efficacité.
Bouger, changer d’activité quelques minutes. C’est aussi le moment de s’hydrater.
Si vous y tenez, accrochez le linge qui attend de la machine à laver. Mais préférez quand même une vraie pause « pour vous » : écouter votre morceau préféré, lire deux ou trois pages d’un livre, prendre l’air … Évidemment, si la machine c’est votre kiffe, allez-y ;-).
5. Créer un sas de décompression entre la fin du travail et le retour à votre vie perso
Quand on travaille « à l’extérieur », nous pouvons souvent profiter d’une transition entre le moment où on on quitte le travail et le retour à la maison, via l’école ou la crèche.
Vous savez ce moment où l’on continue à penser à notre journée pour passer progressivement à « qu’est-ce qu’on mange ce soir ? ».
Si vous n’avez plus ce moment, créez un sas de transition. Pour cela, mettez votre alarme de fin de journée 15 ou 20 minutes avant d’aller chercher les enfants ou avant leur retour si c’est Monsieur (ou Madame) qui s’en occupe.
Et quand on travaille en présence des enfants ?
Quand on doit travailler à la maison avec les enfants, nous vous conseillons de prévoir des temps dédiés pour eux. Par forcément très longs, mais le temps de « remplir leur réservoir d’amour et d’attention ».
Les enfants auront ainsi moins tendance à venir vous solliciter sans prévenir.
Vous voilà parée pour télétravailler efficacement ! Si vous avez besoin d’un coup de pouce pour améliorer votre organisation, prenons rendez-vous pour en discuter.
Être efficace et garder une belle énergie toute la journée, ça se prépare. Eh oui, on n’attaque pas l’Everest sans un bon matériel ! Voici la check-list de ce que vous devez impérativement avoir avec vous pour travailler dans de bonnes conditions.
1. Pour vous hydrater : de l’eau et des infusions
Vous devez avoir de quoi boire à portée de main en permanence. Mais pas n’importe quel breuvage : de l’eau, du thé ou des infusions.
Hydratez-vous toute la journée pour une bonne énergie : 1,5 litre d’eau en bouteille, infusion en thermo ou eau aromatisée maison.
L’eau est votre meilleur allié efficacité
L’eau vous donne de l’énergie, va influer sur votre concentration et même sur votre humeur. Boire ainsi au moins 1,5 litre d’eau par jour est impératif.
Pour suivre votre consommation, prenez une bouteille chaque jour. Si vous avez de quoi stocker, emmenez le lundi matin un pack d’eau pour la semaine.
L’eau n’est pas votre tasse de thé 🙂 ? Pas de problème, il y a d’autres solutions !
Vous pouvez aromatiser votre eau (sans ajout de sucre) avec du jus de citron ou des feuilles de menthe.
Du thé et des infusions
Autre option, vous pouvez consommer du thé, mais modérément pour ne pas abuser de la théine.
Les infusions sont égalementune bonne alternative. Vous profiterez aussi des bienfaits des plantes.
Dans tous les cas équipez-vous. Emportez une jolie boîte dans laquelle vous garderez un assortiment de thés et infusions pour varier les plaisirs.
Choisissez-vous aussi un mug que laisserez à votre bureau ainsi qu’une bouilloire au besoin.
Vous ne pouvez pas amener votre matériel ? Qu’à cela ne tienne ! Préparez le matin, en même temps que votre petit déjeuner, une thermo avec de l’eau aromatisée ou une infusion.
Concernant le café, limitez-vous au maximum et il est inutile, je pense, de vous préciser que l’alcool est une très mauvaise idée :-D.
2. Maîtrisez votre faim avec de quoi grignoter sainement pendant vos pauses
Un petit encas pendant la pause de la matinée et/ou de l’après-midi : fruit frais et oléagineux.
Vous avez tendance à avoir un petit creux en milieu de matinée ou dans l’après-midi ?
Vous avez peur d’avoir une faim à avaler le frigo en rentrant chez vous ?
Prenez un fruit et/ou quelques graines et oléagineux comme des amandes ou des noisettes (pas plus d’une petite poignée, c’est calorique quand même !).
Cela vous permettra de tenir jusqu’au repas.
Ne consommez pas votre en-cas tout en travaillant. Vous risquez d’en manger trop et surtout de ne même pas vous en apercevoir.
Profitez-en plutôt pour faire une véritable pause en dégustant en conscience votre petit goûter vitalité.
3. Surveillez la montre sans pression avec un timer
Le pomodoro – tomate en italien – est une technique pour maîtriser son temps : 25 minutes de travail suivies de 5 minutes de pause.
Le timer permet de prendre conscience du temps qui passe
Le minuteur évite de passer plus de temps que nécessaire ou plus de temps que vous ne pouvez le supporter sur certaines tâches.
Ne vous est-il jamais arrivé de constater que vous n’avancez plus sur un dossier, soupir à l’appui, avec une désagréable sensation de ras-le-bol ?
Avant d’atteindre ce stade avancé de démotivation, un petit coup de timer ! Réglez-le sur 25 minutes par exemple selon la méthode du pomodoro. Testez différentes durées de travail pour trouver celle qui vous convient le mieux.
Ces outils permettent de régler le volume. Pratique si vous travaillez en plateau.
Le minuteur vous aidera aussi à pour ne pas faire l’impasse sur les pauses
J’ai longtemps négligé (et dénigré) les pauses ! Mais pour être efficace dans la durée, vos neurones ont besoin de se reposer !
Votre timer peut vous rappeler aussi de boire, si vous êtes du genre chameau.
Enfin, vous pouvez régler une alarme 15 minutes avant votre départ. Cela vous évitera d’être retard pour aller chercher les enfants à l’école.
Vous pourrez boucler votre dossier en cours et idéalement mettrez un petit coup de propre sur votre bureau.
(Ah, je vous laisse, je reviens, mon minuteur vient de sonner !)
4. Un équipement de sport
Avec un équipement léger de sport, des chaussures suffisent, vous serez toujours prête pour vous oxygéner et bouger en douceur.
Vous pouvez pratiquer la marche active le midi pendant la pause déjeuner ? Super !
Préparez une bonne paire de baskets, une paire de chaussette, un vêtement de pluie.
Ajoutez éventuellement un bas de jogging ou un caleçon ainsi qu’un T-shirt. Mettez tout cela dans un sac de sport que vous conserverez dans votre bureau ou dans la voiture au besoin.
Ne cherchez plus votre chargeur : prévoyez plusieurs exemplaires.
Papier et crayons sont toujours utiles pour noter à la volée ce qui traverse votre esprit. Ils peuvent aussi être très utiles pour votre travail !!
Qui n’a jamais cherché après son chargeur de téléphone ? Seul(e) peut-être celui ou celle qui n’en a pas !
Si vous le pouvez, investissez dans un chargeur supplémentaire ou un chargeur multiple. Vous le laisserez dans vote sac à demeure.
Vous ne chercherez jamais plus après ! Imaginez le bonheur ! A condition quand même de le remettre à sa place après utilisation.
Si vous êtes un brin tête en l’air ou si vous ne voulez simplement plus y penser, voici la solution : un chargeur au bureau, un chargeur dans la voiture et un chargeur à la maison. Pas très écolo peut-être … à vous de choisir.
Vous avez tout ce qu’il vous faut ? Top ! Il ne vous reste plus qu’à préparer une petite check-list avec vos indispensables. Glissez la dans votre sac ou dans la sacoche de l’ordinateur et vérifiez, tel un pilote de ligne, que vous avez tout ce qu’il vous faut !
Le changement est dans ces petits détails sui n’en sont pas !
Si vous souhaitez aller plus loin et mettre en place un cadre de travail personnalisé à la fois productif et détendu, je vous invite à prendre RDV pour une séance découverte gratuite.
Je me demande parfois s’il n’y a pas de la génération spontanée de stylos et autres crayons. Ils doivent se cloner, ce n’est pas possible autrement ! Voici 3 conseils rangement pour enfin avoir des crayons qui fonctionnent et retrouver de la place dans les tiroirs.
On a des dizaines de crayons en tout genre. On les trouve un peu partout dans la maison, dans les sacs, dans la voiture …
Et le comble dans l’histoire, c’est qu’à chaque fois qu’on en prend un (j’exagère peut-être un peu, mais très souvent quand même) : il ne marche pas. Ou pire, on n’en trouve pas !
Ça t’est déjà arrivé, n’est-ce pas ? C’est énervant d’être énervée à cause d’un stylo. Et ce n’est pas très efficace et serein tout ça.
Mais ce n’est pas fini !
Non non, parce que ce crayon qui ne marche pas … au lieu de le mettre à la poubelle … on le remet là où on l’a trouvé.
Et si on est un peu vicieux(se), on le remet à un autre endroit, histoire d’être sûrs de le ressortir au prochain tour.
Ça ne peut plus durer : voici ce que vous pouvez faire.
Jeter les stylos dont vous ne vous servez pas
La prochaine fois que vous prenez un stylo qui :
ne fonctionne pas,
a l’extrémité mâchée,
est tout baveux,
et que décidément non, vous ne pourrez pas vous en servir, et bien … mettez-le IMMEDIATEMENT à la poubelle !
La détox de crayons
Vous êtes décidée à prendre le dessus sur les pots à crayons et mes stylos déserteurs ? Parfait, c’est parti !
Triez les crayons et jetez ceux qui ne fonctionnent plus.
Regroupez les crayons par couleur ou usage.
Je vous propose une opération coup de poing : la détox des stylos. Recrutez vos enfants pour vous aider à la chasse aux crayons ! Cela les sensibilisera aussi à les ranger et à en prendre soin.
1. Collecter : traquez tous les crayons et déposez tous ceux que vous croiser dans un sac ou dans une boîte,
2. Purger : essayez chaque crayon sur du papier de brouillon ou le dos d’une enveloppe récupérée.
3. Jeter : éliminez sans état d’âme tous ceux qui ne fonctionnent pas, les crayons de couleur qu’on n’arrive pas à tailler, tous ceux qui ne trouvent pas grâce à vos yeux,
4. Regrouper : rassembler les crayons de même nature (feutres, crayons de couleurs, stylos par couleur),
5. Organiser :
Déposez un ou des crayons dans les endroits où vous en avez besoin : sac à main, voiture, cuisine, salon, …
Vous pouvez les accompagner d’un bloc-notes aux endroits stratégiques : près du téléphone fixe, dans la cuisine, …
Créez des boîtes ou des trousses avec les crayons destinés aux enfants,
Créez votre trousse personnelle si vous en avez besoin,
Mettez tous les crayons qui restent dans une boîte : vous y puiserez quand vous jetterez votre prochain crayon ! Vous pouvez regrouper les crayons de la même couleur avec un élastique,
S’il vous en reste vraiment beaucoup, vous pouvez toujours les donner.
Boîte à crayons pour les enfants : organisez la boîte à l’aide de pots à crayons ou de petites boîtes.
Maîtrisez le retour des crayons à la maison
La prochaine fois qu’on voudra vous donner un stylo promotionnel, résistez à la tentation ! Remerciez chaleureusement le généreux donateur et expliquez-lui simplement que vous en avez déjà beaucoup et que vous préférez qu’il fasse plaisir à quelqu’un d’autre !
Je suis sûre que vous ne verrez plus vos stylos du même œil. La chasse au crayon ne ferme pas. Vous pouvez donc vous y adonner quand vous voulez !
Toujours pas motivée ? Je peux vous aider à reprendre le contrôle de votre maison et à avoir le dessus sur les objets. Vous êtes libre de prendre rendez-vous pour une séance gratuite avec moi. Cliquez ici pour en savoir plus.
Avec le temps et les changements de saison, les dressings ont tendance à se désorganiser et à se laisser aller. Il faut souvent peu de chose pour retrouver le plaisir d’ouvrir son armoire et peut-être quelques pièces que l’on avait oubliées. Je vous donne quelques astuces pour organiser son armoire et retrouver de la place. Voici un exemple de rangement avant/après sur un espace disponible réduit.
Les bonnes idées de ce dressing
Le dressing avant
Les hauteurs des étagères sont variées
Les hauteurs des étagères sont différentes. Cela permet d’utiliser le maximum de hauteur et d’avoir le maximum de surfaces de rangement.
Au besoin, vous pouvez rajouter des étagères. Certaines enseignes (comme l’incontournable Ikea) permettent l’achat de tablettes supplémentaires.
L’utilisation de boîtes de rangement
Je suis une fan inconditionnelle des boîtes et paniers. Ils permettent de contenir sous-vêtements, chaussettes, foulards ou ceintures en les empêchant de s’échapper.
Les paniers se sortent facilement pour ranger le linge, en mode tiroir itinérant.
Autre avantage : ils structurent votre dressing etlui donnent un aspect bien net.
Les boîtes sont idéales pour les enfants et les conjoints désordonnés. En effet, elles limitent le bazar même si les chaussettes sont en peu de vrac dans leur panier !
Pensez à recycler de jolies boîtes cadeaux reçues pour Noël.
Les boîtes à chaussures sont une option économique. Customisez-les selon votre goût avec du papier cadeau, des feuilles de scrap booking, des autocollants… Laissez votre créativité s’exprimer !
Pour finir, vous pouvez vous faire plaisir avec les nombreux modèles en vente dans vos enseignes préférées.
Les points d’amélioration du dressing
Décongestionner la penderie
J’ai pu retirer de la penderie quelques pièces hors saison.
Je les ai pliées et rangées sur l’étagère la plus haute, moins accessible.
Pour ces vêtements qui ne seront pas utilisés pendant plusieurs semaines ou mois, je les ai recouverts d’une serviette pour éviter qu’ils ne prennent la poussière.
Vous pouvez également utiliser des housses en tissu ou des taies d’oreillers.
Modifier la répartition des boîtes de rangement
Les boîtes étaient toutes disposées sur la même planche.
Je les réparties sur plusieurs niveaux pour desserrer les piles de vêtements sans perdre de place.
J’ai placé en haut le panier à collants et chaussettes d’hiver, hors saison, tout en restant facile à attrapé.
Utiliser la profondeur de l’armoire
Sur cette armoire, il est possible de valoriser la profondeur en mettant deux rangées de linge.
J’ai placé dans le fond, en adaptant le pliage, les vêtements moins utilisés ou hors saison.
Plier en boudin le linge de maison et les couvertures
La place dégagée permet de ranger des couvertures et le linge de lit.
J’ai choisi ici un rangement « en boudin », c’est à dire roulé.
Ce type de rangement permet de stocker plus de linge.
Vous n’aurez plus à manier de lourdes piles menaçant de s’effondrer à chaque instant !
Mon dernier conseil pour réagencer votre armoire : SORTEZ TOUT ! Ce sera beaucoup plus simple et efficace pour trier et regrouper vos vêtements.
Un bon rangement doit vous faciliter la vie.Il va vous faire gagner du temps dans votre vie quotidienne, au travail comme à la maison.Votre objectif est de créer un environnement facilitateur. Vous serez alorspleinement concentrée sur ce qui important pour vous. Les astuces suivantessont simples et redoutablement efficaces.
Vous connaissez sûrement le précepte « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». L’objectif est de ranger tous ces objets pour éliminer le désordre et retrouver vos affaires rapidement.
Auparavant, je regroupais les objets identiques. Les draps étaient avec les draps. Les taies d’oreiller étaient ensemble. Les serviettes logeaient dans la salle de bain et les torchons dans la cuisine. Toutes les fournitures de bureau se trouvaient regroupées sur une étagère, les produits d’entretien tous dans le même placard, … Je m’arrête là, je pense que vous avez compris !
Dis-moi à quoi tu sers, je te dirais où tu te ranges
Stockez les objets là où ils servent et où il sera le plus facile de les ranger.
Et ce n’est pas toujours le cas ! Ce qui explique pourquoi les objets, ou leurs propriétaires peut-être, ne semblent pas très disciplinés :
Les chaussures des enfants reviennent sur le tapis de l’entrée,
Votre listing téléphonique n’est jamais à sa place dans le tiroir,
Vos crayons ne retournent pas dans leur pot,
Les manteaux restent sur une chaise,
Les revues à consulter s’entassent dans la voiture ou au pied de votre bureau.
Attaquez-vous maintenant à la cause réelle du désordre. Identifiez ce qui vous chagrine, observez ce qui se passe et des solutions vous sauteront aux yeux. Voyez les choses différemment.
Vous installerez dans l’entrée un panier, un coffre ou un petit meuble. Toute votre famille pourra y déposer ses chaussures en arrivant à la maison.
Changer la disposition de votre mobilier peut souvent résoudre quelques difficultés de circulation ou de stockage.
Les boîtes : tout au même endroit en un seul geste
Un jour, j’en ai eu marre de passer mon temps à ouvrir 5 placards pour préparer le petit-déjeuner. Et j’ai découvert une solution merveilleuse : les boîtes.
Rassemblez les objets que vous utilisez ensemble et/ou à un même endroit dans un contenant de votre choix. Voici quelques exemples de boîtes :
Petit déjeuner : chocolat en poudre, sucre, confitures, céréales, thé, …
Assaisonnement : huiles variées et vinaigres, sel et poivre,
Coloriage : crayons divers, papiers, tampons et autres gomettes, …
Entretien des chaussures : chiffons, papier journal, imperméabilisant, …
Beauté : regrouper dans une corbeille le nécessaire pour votre routine beauté quotidienne,
Médicaments pour les douleurs et fièvres : paracétamol pour toute la famille, thermomètre, anti-douleur,
Médicaments pour les petits bobos : pansements, désinfectant, alcool, sparadrap, compresses, arnica, …
Les sacs à thème
Vous habitez non loin de la mer, vous faites du sport, vous aimez partir en randonnée au pied lever ? Rassemblez toutes les affaires dont vous avez besoin dans un même sac. Il sera toujours prêt. Vous direz adieu à la corvée de rassembler les maillots de bain, les serviettes et la crème solaire. Et vous rangerez tout beaucoup plus facilement.
Répartissez vos stocks à différents endroits
Éclatez le contenu de vos armoires et placards.Vous gagnerez en place et deviendrez un Mac Gyver, toujours de quoi vous en sortir sous la main.
Demandez-vous où vos objets en multiples exemplaires pourraient être utiles :
Quelques serviettes, un ou deux torchons, des sacs, un drap, des couverts dans la voiture,
Vous avez l’habitude de faire votre manucure devant la télé ? Rassemblez vos accessoires dans une jolie boîte qui restera dans le salon,
Vous rangez les sacs d’école des enfants dans un cagibi ? Prévoyez une réserve de goûters et de mouchoirs en papier à cet endroit. Le ravitaillement sera rapide et plus de risque d’oublier !
Rappelez-vous, la facilité guide votre rangement. Petit à petit, tout finira par trouver sa place !
Derrière « gérer mon temps » se cache la plupart du temps la question « comment identifier mes priorités ? ». Il existe différents outils pour vous permettre de répondre à l’angoissante question « par quoi commencer ? ». Avec un peu d’entraînement, vous apprendrez à tirer le meilleur parti de la matrice d’Eisenhower, des filtres et des crapauds. Je vous explique.
Quand l’école vous appelle pour vous informer que votre enfant est malade et vous demande de venir le chercher dans les plus brefs délais, vous n’avez en général pas d’hésitation. Ce dossier si urgent à boucler passe alors au second plan : vous occuper de votre enfant devient votre priorité.
Votre cerveau sait exactement quoi faire :
appeler le médecin pour prendre un rendez-vous sans tarder,
aller voir votre chef pour lui demander si vous pouvez partir,
demander à votre assistante de reporter tous vos rendez-vous de l’après-midi,
contacter votre conjoint ou les grands-parents pour qu’ils gèrent la situation si vous n’êtes pas disponible,
voir avec votre responsable comment vous pouvez gérer ce dossier sur le feu malgré tout, …
Vous voyez clairement ce qu’il faut faire. Malheureusement beaucoup d’autres situations n’apportent pas cette clarté.Savoir par quoi commencer peut vous plonger dans le désarroi le plus total. C’est ce qui va vous stresser et vous rendre moins efficace et moins productif. Mais des solutions existent !
Solution n°1 : classer les tâches selon leur urgence et leur importance avec la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est l’un des outils de gestion du temps les plus connus mais aussi l’un des plus puissants.
Elle a été conçue d’après une citation du président des Etats-Unis Dwight Eisenhower (1890-1969) qui aurait déclaré « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
Cette grille permet ainsi de classer les tâches en fonction de deux critères : l’urgence et l’importance. Il en ressort ainsi quatre cadrans.
La matrice d’Eisenhower permet de classer les tâches suivant un critère de temps (l’urgence) et de valeur ajoutée (l’importance).
Urgent et important
Les tâches du cadrant urgent/important doivent être effectuées immédiatement.
C’est par exemple soigner un enfant malade, souhaiter l’anniversaire de votre mère, réviser la leçon des enfants pour l’évaluation du lendemain, transmettre aux salariés de votre entreprise une information capitale, …
Important mais pas urgent
La majorité des tâches devraient, au fur et à mesure que vous apprendrez à gérer votre temps, se retrouver dans cette case.
Cela peut être organiser un anniversaire, préparer les prochaines vacances, s’occuper des cadeaux de Noël, … A titre professionnel, effectuer le rétroplanning d’un événement que vous organisez quelques mois plus tard, mettre un point un nouveau produit, refaire votre site web, …
Il arrive souvent que des tâches de ce cadran échouent dans la case urgent/important, faute de leur avoir consacré du temps en amont.
Pour éviter cette situation, il est nécessaire de planifier ces actions, c’est-à-dire les noter dans votre agenda.
Urgent mais pas important
Certaines tâches doivent être effectuées mais n’ont que peu d’importance ou d’enjeu. Ce sont celles pour lesquels vous n’avez pas ou peu de valeur ajoutée.
Les tâches importantes mais non urgentes sont celles que vous pouvez déléguer. Votre objectif doit être de déléguer toutes les tâches de ce cadran. Je vous entends déjà dire « oui mais à qui ? ». A une assistante, à un collègue plus qualifié que vous dans ce domaine, à un membre de votre famille (aux enfants pour mettre la table par exemple), à un prestataire qui vous fera cela vite …
Pas important et pas urgent
De prime abord vous pensez sûrement que vous n’avez pas d’action qui entre dans cette catégorie non urgent/non important.
Mais si vous faites l’exercice de classer vos tâches dans la matrice, vous verrez sans aucun doute qu’il en existe une multitude qui objectivement ne servent à rien ou n’auront que très peu de valeur ajoutée ! Par exemple, aller souhaiter la bonne année à une tante au sixième degré dont vous n’avez jamais entendu parler, pour faire plaisir à votre grand-mère. Bon, c’est vrai, l’illustration est un peu caricaturale !
Dans tous les cas, pas d’état d’âme et rayez-les définitivement de vos listes ! Vous gagnerez de précieuses minutes.
Solution N°2 : identifier ses priorités avec des filtres pré-établis
Les filtres sont comme un tamis à travers lequel vous allez faire passer vos tâches. Ou si vous préférez, vous faites passer un test à chaque action.
Si elle rentre dans vos critères de choix, alors elle est dans les priorités. Elle ne répond pas au critère, elle tombe en fin de liste.
Cette méthode des filtres nécessite de les définir au préalable.
Demandez-vous pour cela quels sont vos objectifs, quels résultats souhaitez-vous atteindre ?
Toute action que vous entreprenez doit concourir à vous faire avancer dans vos objectifs. Ce sont ces actions qui sont prioritaires.
Par exemple, votre objectif principal est de retrouver la forme. Quel choix ferez-vous entre aller faire une marche rapide de 45 min pendant midi ou déjeuner à la pizzeria avec une collègue esseulée ?
La tentation est grande d’adopter pour la deuxième option. Si vous êtes claire sur le fait que faire du sport est le plus important pour vous, le choix sera plus évident.
Si votre ambition professionnelle est d’obtenir une
promotion et de vous voir confier un nouveau porte-feuille clients, cela vous
aidera à faire le tri entre les dossiers à privilégier.
Solution N°3 : avaler le crapaud
La célèbre expression « avalez le crapaud » vient de Brian Tracy et de son ouvrage du même nom.
Le crapaud symbolise une action importante pour faire avancer vos projets, mais que vous n’avez pas trop envie de faire, parce que vous ne savez pas la faire ou parce que vous n’aimez pas ce genre de tâche.
L’idée est donc de commencer la journée par la tâche qui vous apporte le plus de valeur ajoutée. C’est aussi celle qui vous procurera le plus de satisfaction ! Allez courage !
Comment définir vos priorités rapidement en pratique
Cela va vous paraître trivial, mais pour définir par quoi commencer, encore faut-il avoir identifié les tâches à réaliser.
Pire que de ne pas « savoir par où commencer » , il y a le « penser savoir par où commencer ». Et là, paf dans le panneau !
Ne cédez sous aucun prétexte à la tentation de vous ruer sur la première tâche urgente qui vous vient à l’esprit.
Prenez le temps de vous organiser :
Listez tout ce qui vous vient à l’esprit ou regroupez vos todo-lists si vous en avez. En faisant cette liste et en la révisant régulièrement, vous n’aurez qu’une mise à jour à effectuer.
Placer chaque action dans la bonne case de la matrice urgence/importance.
Déléguer immédiatement tout ce qui est urgent/non important. N’attendez pas la fin de la journée pour donner les éléments nécessaires à la personne concernée.
Choisissez vos crapauds (les tâches importantes à forte valeur ajoutée) en cherchant l’ordre optimal de réalisation.
Par exemple, vous devez dresser la liste des invités pour la fête d’anniversaire surprise de votre conjoint, mais aussi laver les vêtements pour la soirée de demain et préparer le repas de midi. Il peut être judicieux de démarrer par lancer la machine à laver, puis de mettre votre plat à cuire pour ensuite vous attaquer à la liste d’invités.
Cela vous évitera de vous apercevoir, qu’à force de reporter la préparation du déjeuner, il est déjà midi ou pire, que vous avez complètement oublié !
Quelques minutes de réflexion bien employées, pas plus de 5 minutes souvent, suffiront à vous faire gagner un temps précieux.
Si vous ne deviez avoir qu’un seul outil d’organisation, ce serait votre agenda. C’est le soleil de votre système qui va guider la Terre, c’est à-dire vous, dans la gestion de votre temps et de vos priorités. A la différence quand même que, pour votre part, il vaudrait mieux éviter de tourner en rond ! Faisons ensemble le tour de la question.
L’agenda est la pièce maitresse de toute bonne organisation. Il va vous permettre de planifier vos actions et de lutter contre la procrastination. Sans un minimum de planification, vous aurez tendance en effet à reporter voire à ne pas faire du tout.
Nous avons tous (ou presque) l’habitude de respecter les engagements
pris avec des tiers. Si vous avez rendez-vous chez le dentiste, vous allez y
aller. Si vous devez rencontrer un client, vous honorerez votre rendez-vous. Alors
profitez de cette bonne habitude pour programmer d’autres tâches et augmenter
vos chances de passer à l’action !
Les 2 erreurs à éviter pour bien utiliser un agenda
Ces 2 erreurs trop fréquentes ruineront vos efforts d’organisation si vous utilisez mal votre agenda.
Erreur n°1 : ne noter qu’une partie des rendez-vous
Si vous ne consignez que quelques entrées telles que votre rendez-vous chez le coiffeur ou celui avec un fournisseur, mais pas votre déjeuner avec votre sœur en vous disant « je m’en souviendrai », vous allez rencontrer 3 écueils :
Oublier,
Mal calibrer les marges de manœuvre pour gérer les avant/après RDV et c’est la course assurée,
Avoir une confiance limitée en votre agenda : vous ne serez jamais sûre de ne rien avoir oublié et tenterez de tout garder en tête, et ça c’est le pire !
Erreur n°2 : ne pas consulter votre agenda
Vous notez scrupuleusement tout dans votre agenda ? C’est parfait ! Mais si vous ne le consultez jamais, ou rarement, à quoi cela vous-sert-il ?
Les bonnes pratiques pour utiliser tout le potentiel de votre agenda et booster votre efficacité
1. Notez TOUS vos rendez-vous dans votre agenda. Vous l’aviez deviné ! Tous vos engagements doivent impérativement être au même endroit. L’objectif est de ne pas encombrer votre mémoire. Mais cela ne sera possible que si vous pouvez avoir une confiance absolue en votre agenda.
2. Consultez votre agenda tous les matins pour vous rappeler le programme de la journée et tous les soirs pour organiser votre journée du lendemain. Vérifiez aussi autant de fois que nécessaire dans la journée.
3. Rependre de manière approfondie votre agenda toutes les semaines pour relever :
sur les jours précédents : les notes, les rendez-vous, les suites des rendez-vous qui n’auraient pas été traitées,
les entrées d’agenda à venir.
Organiser ensuite votre semaine.
Que doit contenir votre agenda ?
1. Vos rendez-vous avec de tiers et avec vous-même qui doivent être faits à une date et une heure données.
2. Les rappels d’actions et de tâches à faire un jour ou une semaine donnée, mais sans horaire particulier. Vous pouvez noter dans la case à cet effet sur la journée concernée. Vous le ferez dès que vous le pourrez dans la journée.
Par exemple : appeler le dentiste pour visite de contrôle, demander une entrevue à mon chef, acheter des fleurs pour le dîner de ce soir chez des amis …
Ces 2 entrées constituent vos PRIORITÉS de la journée.
Ce que votre agenda ne soit pas contenir
1. Votre liste de tâches. Ne surchargez pas les pages des jours de votre agenda avec des listes de courses, d’achats et pense-bête variés. Vous n’allez plus rien y voir et vos priorités vont se mélanger avec la nécessité d’acheter des croquettes pour le chat, alors qu’il en reste au moins pour 15 jours !
2. Vos routines et listes de choses à faire dans un lieu donné, par exemple au bureau ou à la maison. Il ne vous sert à rien de savoir que vous allez laver le lavabo ce soir ou plier les chaussettes. Cette liste est utile, mais à la maison. En revanche, vous pouvez indiquer « routine » dans votre agenda, surtout au début de la mise en place. Par exemple : 20h-20h30 : routine ménage (mais sans le détail).
Agenda papier versus agenda électronique
A vrai dire, j’ai tout essayé ou presque ! Pour ma part, je suis revenue au papier. D’abord parce que je trouve le papier plus réactif à ouvrir et à compléter que l’électronique et ensuite parce qu’il est plus facile de visualiser la semaine ou le mois dans son ensemble.
Mais le papier ne peut pas être partagé … Il vous faudra tester ce qui vous convient le mieux.
Quel format d’agenda papier choisir ?
Pour l’agenda papier, il y en a de toutes les formes et de toutes les couleurs.
Il est important de choisir un modèle que vous aurez plaisir à utiliser.
J’opte pour un modèle carré qui rentre généralement dans tous les sacs (sauf la pochette de bal mais bon !!) et qui offre assez de place pour écrire.
Et vous quel agenda avez-vous choisi ? Dites-le-nous en commentaire.
Etre organisée, c’est avoir des méthodes et des recettes qui nous font gagner du temps et de l’énergie. Mais pas seulement. L’efficacité sans stress, c’est surtout un état d’esprit permettant de dépasser le découragement et de passer à l’action. Voici 5 attitudes qui vont t’aider à garder le moral et le contrôle de ton emploi du tempspour un business qui cartonne.
1. Virer la femme parfaite
Il va falloir être intransigeante sur ce point : il faut te débarrasser de la femme parfaite qui est en toi.
Quelle que soit la signification que prend la « perfection » pour toi, c’est un poison qui va finir par te paralyser.
Ta maison ne peut pas être en permanence rangée comme sur une photo de magazine de décoration.
Tu ne peux pas proposer tous les jours des repas à la carte dignes d’un restaurant étoilé, répondre à toutes les sollicitations dans la seconde au travail, …
Ce qui ne veut pas dire pour autant de tout laisser partir à vau-l’eau, négliger ses engagements ou la qualité de ses prestations.
Il s’agit de trouver la bonne dose pour faire avancer les choses sans y passer plus de temps que nécessaire et sans te mettre une pression de dingue.
2. Passer en mode automatique grâce aux routines
Le terme routine n’est pas très vendeur ! Je ne parle pas de la routine, de ce train-train quotidien ennuyeux. J’évoque ici les routines, c’est-à-dire des procédures définies qui ont pour objectif de vous passer en pilotage automatique.
Tu en as déjà ! Par exemple : lever, petit déjeuner, douche, séance maquillage, lever des enfants, petit déjeuner des enfants, habillage pour vous, habillage des enfants …
Mais cela pourrait être aussi : lever, douche, séance maquillage, habillage pour vous, lever des enfants, habillage des enfants, petit déjeuner en famille.
Dans ton business, c’est pareil. Que fais-tu en arrivant, avant de partir, comment agences-tu les tâches au cours de la journée ?
L’intérêt de la routine est que tu sais ce que tu as à faire et quand, sans te poser de question.
Une bonne routine est aussi celle qui optimise les tâches.
Il ne te viendrait pas à l’idée de te maquiller avant de te doucher ?
Dans d’autres cas ce n’est pas si évident. Il te faudra tester différentes options.
Inverser une étape peut parfois améliorer grandement ton organisation.
3. Rester souple et flexible
Organisé ne veut pas dire figé. Bien au contraire !
Si ton organisation ne supporte pas le moindre dérangement, c’est stress et perte de contrôle assuré.
Et c’est tout à fait normal car ton environnement n’est pas figé.
Reste bienveillante avec toi-même et tu apprendras petit à petit à être souple, flexible et à t’adapter rapidement.
Cela peut sembler s’opposer aux routines, mais c’est en fait très complémentaire.
Les routines sont des procédures définies qui ont pour objectif de passer en pilotage automatique.
Plus vos routines seront optimisées et intégrées dans les (bonnes) habitudes, plus de nombreuses tâches seront déjà faites et mieux tu géreras les imprévus.
Si tu sais exactement ce qui est prévu au dîner, tu sauras quoi faire en rentrant à la maison plus tard que d’habitude ou le délégueras facilement à ton/ta conjoint.e.
Tu pourras aussi dégainer le « repas qui dépanne » sachant que tu as tout ce qu’il te faut sous la main pour le préparer en 3 minutes chrono.
4. Garder des perspectives personnelles et ne pas s’oublier
Un jour je me suis retrouvée au milieu de ma salle à manger en me demandant ce que je faisais là.
J’ai compris qu’au fil du temps, j’avais perdu toute perspective.
Et quand je me demandais : « qui veux-tu être dans 2 ans et que veux-tu faire », je n’en avais plus la moindre idée.
Il est indispensable de rester connectée à ce qui est important pour toi.
Peut-être qu’avec des enfants en bas-âge, tu ne veux pas te lancer dans ce projet qui te tient à cœur.
Il ne faut pas pour autant l’oublier et cela n’empêche pas non plus d’avancer vers ce rêve.
Quel petit pas peux-tu faire aujourd’hui pour l’atteindre ?
Comment aussi t’organiser pour pouvoir prendre ce cours de danse, de dessin, voyager malgré tes contraintes actuelles – ou ce que tu considères comme contrainte ?
Ne dis plus « je ne peux pas », mais « comment pourrais-je faire ? ». Cette question fera toute la différence !
5. Exprimer ses émotions et ses besoins
C’est le dernier point mais l’un des plus importantes et que j’ai appris tardivement pour ma part.
Si tu ne leur dis pas, ton entourage perso et plus encore pro ne peuvent pas deviner ce qui va et ce qui ne va pas.
Il ne s’agit pas de se plaindre, d’accuser ou de reprocher, mais d’exprimer de manière très concrète ce que tu ressens en utilisant le « je » et de chercher des solutions.
Tu verras tout va se mettre en place progressivement et tu reprendras le contrôle de ton emploi du temps pour vivre la vie que tu as choisie.
Si tu as besoin d’aide pour clarifier là où tu es en est dans organisation, nous pouvons en discuter lors d’une séance gratuite. Prends rendez-vous ici :
