Si vous ne deviez avoir qu’un seul outil d’organisation, ce serait votre agenda. C’est le soleil de votre système qui va guider la Terre, c’est à-dire vous, dans la gestion de votre temps et de vos priorités. A la différence quand même que, pour votre part, il vaudrait mieux éviter de tourner en rond ! Faisons ensemble le tour de la question.
L’agenda est la pièce maitresse de toute bonne organisation. Il va vous permettre de planifier vos actions et de lutter contre la procrastination. Sans un minimum de planification, vous aurez tendance en effet à reporter voire à ne pas faire du tout.
Nous avons tous (ou presque) l’habitude de respecter les engagements pris avec des tiers. Si vous avez rendez-vous chez le dentiste, vous allez y aller. Si vous devez rencontrer un client, vous honorerez votre rendez-vous. Alors profitez de cette bonne habitude pour programmer d’autres tâches et augmenter vos chances de passer à l’action !
Les 2 erreurs à éviter pour bien utiliser un agenda
Ces 2 erreurs trop fréquentes ruineront vos efforts d’organisation si vous utilisez mal votre agenda.
Erreur n°1 : ne noter qu’une partie des rendez-vous
Si vous ne consignez que quelques entrées telles que votre rendez-vous chez le coiffeur ou celui avec un fournisseur, mais pas votre déjeuner avec votre sœur en vous disant « je m’en souviendrai », vous allez rencontrer 3 écueils :
- Oublier,
- Mal calibrer les marges de manœuvre pour gérer les avant/après RDV et c’est la course assurée,
- Avoir une confiance limitée en votre agenda : vous ne serez jamais sûre de ne rien avoir oublié et tenterez de tout garder en tête, et ça c’est le pire !
Erreur n°2 : ne pas consulter votre agenda
Vous notez scrupuleusement tout dans votre agenda ? C’est parfait ! Mais si vous ne le consultez jamais, ou rarement, à quoi cela vous-sert-il ?
Les bonnes pratiques pour utiliser tout le potentiel de votre agenda et booster votre efficacité
1. Notez TOUS vos rendez-vous dans votre agenda. Vous l’aviez deviné ! Tous vos engagements doivent impérativement être au même endroit. L’objectif est de ne pas encombrer votre mémoire. Mais cela ne sera possible que si vous pouvez avoir une confiance absolue en votre agenda.
2. Consultez votre agenda tous les matins pour vous rappeler le programme de la journée et tous les soirs pour organiser votre journée du lendemain. Vérifiez aussi autant de fois que nécessaire dans la journée.
3. Rependre de manière approfondie votre agenda toutes les semaines pour relever :
- sur les jours précédents : les notes, les rendez-vous, les suites des rendez-vous qui n’auraient pas été traitées,
- les entrées d’agenda à venir.
Organiser ensuite votre semaine.
Que doit contenir votre agenda ?
1. Vos rendez-vous avec de tiers et avec vous-même qui doivent être faits à une date et une heure données.
2. Les rappels d’actions et de tâches à faire un jour ou une semaine donnée, mais sans horaire particulier. Vous pouvez noter dans la case à cet effet sur la journée concernée. Vous le ferez dès que vous le pourrez dans la journée.
Par exemple : appeler le dentiste pour visite de contrôle, demander une entrevue à mon chef, acheter des fleurs pour le dîner de ce soir chez des amis …
Ces 2 entrées constituent vos PRIORITÉS de la journée.
Ce que votre agenda ne soit pas contenir
1. Votre liste de tâches. Ne surchargez pas les pages des jours de votre agenda avec des listes de courses, d’achats et pense-bête variés. Vous n’allez plus rien y voir et vos priorités vont se mélanger avec la nécessité d’acheter des croquettes pour le chat, alors qu’il en reste au moins pour 15 jours !
2. Vos routines et listes de choses à faire dans un lieu donné, par exemple au bureau ou à la maison. Il ne vous sert à rien de savoir que vous allez laver le lavabo ce soir ou plier les chaussettes. Cette liste est utile, mais à la maison. En revanche, vous pouvez indiquer « routine » dans votre agenda, surtout au début de la mise en place. Par exemple : 20h-20h30 : routine ménage (mais sans le détail).
Agenda papier versus agenda électronique
A vrai dire, j’ai tout essayé ou presque ! Pour ma part, je suis revenue au papier. D’abord parce que je trouve le papier plus réactif à ouvrir et à compléter que l’électronique et ensuite parce qu’il est plus facile de visualiser la semaine ou le mois dans son ensemble.
Mais le papier ne peut pas être partagé … Il vous faudra tester ce qui vous convient le mieux.
Quel format d’agenda papier choisir ?
Pour l’agenda papier, il y en a de toutes les formes et de toutes les couleurs.
Il est important de choisir un modèle que vous aurez plaisir à utiliser.
J’opte pour un modèle carré qui rentre généralement dans tous les sacs (sauf la pochette de bal mais bon !!) et qui offre assez de place pour écrire.
Et vous quel agenda avez-vous choisi ? Dites-le-nous en commentaire.